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Alfa Gestión Comercial
Alfa Gestión Comercial, forma parte de la familia de productos….
WhatsApp +54 9 11 5148-0148
E-Mail: info@alfagestion.com.ar
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GUIA RAPIDA DE IMPLEMENTACION
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Contenido
Implementación Rápida. 4
Instalación del Sistema. 5
Operación General del Sistema. 5
Elementos que componen el Sistema. 5
caja de Texto. 5
Cuadro de Texto. 6
Lista Desplegable. 6
Grupo de Opciones Múltiples 6
Grilla. 6
Formularios 7
Manejo de Múltiples Formularios 7
Ventana de Búsqueda. 7
Menú Principal 8
Configuración del sistema. 10
Archivos Maestros 11
Alta de Proveedores 11
Alta de Clientes 13
Alta de Artículos 16
Ventas 19
Carga de Comprobantes 19
Cobranzas 22
Anulación de Comprobantes 23
Reportes de Ventas 23
Reporte Libro de iva Ventas 24
Compras 24
Carga de Comprobantes 25
Pagos 27
Anulación de Comprobantes 28
Reportes de Compras 28
Reporte Libro de iva Compras 29
Caja y Bancos 29
Movimientos de Caja y Bancos 30
Reporte de Caja. 31
Stock. 31
Carga de Movimientos Varios de Stock. 32
Reportes de Stock. 32
Factura A.. 34
Remito R. 36
Algunos informes estadísticos obtenidos con el sistema. 37
Implementación Rápida
Aquí se ofrece una guía rápida para comenzar a utilizar el sistema Alfa Gestión, esta guía no pretende ahondar en detalles, solamente lo guiará a conocer el sistema, en solo 10 pasos.
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Instalación
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Guía de instalación.
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Operación General del sistema.
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Aquí se muestran los elementos que componen el sistema, el manejo del menú y la barra de herramientas
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Configuración del sistema
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Opciones que debe configurar, como ser: Nombre de empresa, domicilio, etc.…
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Alta de Proveedores
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Para el uso del módulo compras, debe tener al menos un proveedor ingresado
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Alta de Clientes.
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Para el uso del módulo ventas, debe tener al menos un cliente cargado.
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Alta de Artículos.
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Aquí se dan de alta los productos, luego estos serán utilizados desde los módulos compras, ventas y stock.
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Ventas
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Carga de Comprobantes: Como cargar una Factura, Crédito, Débito, Remito o Nota de Pedido.
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Compras
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Carga de Comprobantes: Como cargar una Factura, Crédito, Débito, Remito u Orden de Compra. Reportes de Cuenta Corriente proveedores, Saldos, Pagos, etc…
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Caja y Bancos
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Carga de movimientos varios de caja, Reportes de Caja
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Stock
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Carga de movimientos varios de stock, ajustes, reportes de saldos de stock, ficha y control de cargas
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Instalación del Sistema
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Requisitos:
Nuestros sistemas de escritorio, funcionan en sistemas operativos Windows, en sus versiones 7, 8, 10, 2008, 2012, 2016. tanto servidores como puestos de trabajo.
En cuanto a hardware, cualquier equipo que sea capaz de trabajar con los sistemas operativos mencionados anteriormente, se adaptan a nuestros sistemas.
Base de datos:
Alfa Gestion, utiliza bases de datos SQL Server, en su versión gratuita MSDE.
Para grandes cantidades de movimientos y más de 10 conexiones simultáneas recomendamos utilizar la versión SQL Server Enterprise.
Acceso al sistema
Ingrese desde el icono “Alfa Gestion”
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Usuario: Administrador Contraseña: 1
Operación General del Sistema
Elementos que componen el Sistema
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caja de Texto
Permiten introducir caracteres de texto (0..9,A..Z, a..z) en forma limitada. Son utilizadas para el ingreso de datos tales como: Nombre, dirección, teléfono, fecha, etc. En una pantalla generalmente habrá varias etiquetas de texto; para desplazarse entre estos campos se deberá presionar la tecla ENTER o TAB, o bien desplazarse con el mouse.
Cuadro de Texto
Permiten introducir caracteres de texto en forma ilimitada texto (0..9, A..Z, a..z). Este tipo de elemento es utilizado para introducir datos como: observaciones, comentarios, etc.
Lista Desplegable
Permiten seleccionar un dato de los que se visualizan al desplegar la lista. La selección del mismo, se realiza haciendo clic en el extremo derecho de la lista con el botón izquierdo del mouse, y luego posicionarse sobre el dato a elegir; o bien presionando las teclas de dirección (hacia arriba, hacia abajo), y así podrá ir visualizando los distintos datos posibles de seleccionar y luego seleccionar uno presionando la tecla ENTER.
Casilla de Verificación
Ofrece una lista de items, de los cuales puede elegir uno, varios, o ninguno. Un item tiene dos estados asociados, verdadero al ser tildado y falso al estar destildado. La selección de un item se realza haciendo clic con el botón izquierdo del mouse o bien presionando la tecla ENTER sobre la opción elegida.
Grupo de Opciones Múltiples
Permiten seleccionar sólo una opción entre varias propuestas (haciendo clic con el botón izquierdo del mouse o bien presionando la tecla ENTER sobre la opción elegida). Esta acción automáticamente inhabilitará las demás opciones.
Grilla
Muestra datos en una cuadrícula de forma similar a una hoja de cálculo, en filas y columnas.
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Formularios
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Las solapas que contienen formularios tienen por finalidad agrupar elementos (grillas, casillas de verificación, cuadro de textos, etiquetas de texto, etc.) en forma organizada. Al hacer clic sobre cada una de ellas con el botón izquierdo del mouse se irán visualizando los elementos asociados a cada una de las solapas activas.
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Manejo de Múltiples Formularios
El usuario podrá hacer uso de varios formularios a la vez, permitiéndole de esta manera tener varios procesos funcionando al mismo tiempo, sin necesidad de acceder y salir a cada una de las opciones de menú.
Se puede, por ejemplo mantener abiertos los formularios de: Emisión de Factura, y Actualización de Proveedores; como así también, en estado minimizado, la carga de Stock.
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Ventana de Búsqueda
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Ventana utilizada por el sistema para realizar la búsqueda de un registro determinado, a la cual podemos acceder por medio del botón Consulta o pulsando la tecla F5. Una vez desplegada dicha ventana, se podrán ordenar los datos visualizados a elección (orden alfabético, numérico, etc), de manera que la búsqueda y elección de los registros se realice de la manera más rápida y efectiva.
Ejemplo, búsqueda de un Articulo desde:
1. Presionar el botón Consulta, con lo cual se desplegara la ventana de búsqueda, en la cual se podrán visualizar los Artículos cargados del sistema en la grilla.
2. Hacer doble clic sobre los campos de la ficha (código, descripción, etc) para elegir el orden de búsqueda.
3. Ingresar en la lista desplegable el valor para la búsqueda, posesionándose de esta manera en el primer registro que coincida con el dato ingresado. De la misma manera utilizando el mouse y haciendo uso de las barras de desplazamiento podemos seleccionar de la grilla un registro, con lo cual en la ficha se podrán ver todos los datos del Artículo (en este caso en particular) que esté seleccionado en la grilla. Cada vez que se seleccione un renglón de la misma, se podrá observar que el código del cliente seleccionado aparecerá en el cuadro de texto código.
4. Una vez localizado el registro que se deseaba seleccionar se deberá presionar el botón Aceptar o hacer doble clic con el botón izq. del mouse, con lo que los datos del mismo podrán ser visualizado en pantalla en caso de haber ingresado por medio del botón Consulta o bien se visualizará el código en el cuadro de texto donde se presionó doble clic o Enter.
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Menú Principal
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El sistema le brinda dos opciones para el uso del menú de Opciones, uno desplegable en la parte superior de la pantalla, y una consola arbolada, en la parte derecha de la pantalla, el usuario puede configurar el que sea de su agrado, ocultando el que no necesite.
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Menú Desplegable (Superior)
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Recuerde que solamente verá las opciones que fueron habilitadas desde el proceso de seguridad, por el administrador del sistema.
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Menú Consola (Arbolado)
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Recuerde que solamente verá las opciones que fueron habilitadas desde el proceso de seguridad, por el administrador del sistema.
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Configuración del Menú a Utilizar
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Desde el Menú Archivo, Propiedades, se accede a la pantalla que se muestra como ejemplo, aquí vemos las 2 opciones inferiores, donde se configura el menú que desea ocultar (Consola Arbolada o Barra Desplegable)
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Barras de Herramientas utilizadas por el sistema
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Barra de Herramientas para los procesos de Actualizaciones (Altas/Bajas y Modificaciones)
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Botones
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Funciones.
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F3: Activa proceso de Altas.
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F10: Activa proceso de Bajas/Anulaciones.
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F4: Activa proceso de Reportes.
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F5: Activa proceso de Consulta.
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F6: Activa proceso de Planilla de Datos.
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Esc: Activa Cancelación de campo editado.
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F2:Activa proceso de Grabación.
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Esc: Cierra la Ventana actual.
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Barra de Herramientas para los procesos de Reportes
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Botones
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Funciones.
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F7:Activa proceso de Consulta Reportes. Al generar un Reporte por pantalla podremos realizar funciones:
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F8:Activa proceso de Reportes, enviando los listados directamente a la Impresora.
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F5:Activa proceso de Consulta.
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Envía el Reporte por eMail o WhatsApp
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Esc: Cierra la Ventana actual.
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Barra de Herramientas del Reporte por Pantalla
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Permiten el desplazamiento por las hojas del Reporte.
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Permite la impresión del Reporte
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Permite la configuración dela impresora.
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Permite exportar el Reporte generando otro archivo.
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Permite definir visualizar el reporte especificando el zoom.
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Permite realizar Búsquedas.
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Al realizar una Búsqueda, tenemos que definir el parámetro de búsqueda. Por ejemplo dentro del reporte se desea ubicar al Legajo con apellido Pérez , debemos ingresarla en la ventana y luego hacer clic en , aparece señalizada la búsqueda.
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Configuración del sistema
Se accede desde el menú Utilidades, Configuración del sistema. Las 2 opciones principales que debe configurar, son las siguientes:
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Seleccionando la solapa EMPRESA, puede cambiar los datos de su empresa, esta información aparecerá luego en todos los listados, libros de iva y pantallas del sistema.
Los datos para el acceso WEB debe solicitarlo enviando un e-mail a
asistencia@alfagestion.com.ar
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En la solapa RUBRO DE NEGOCIO, puede habilitar las opciones para el rubro RESTAURANT (bares, cafés, etc..) este habilita la opción Control de mesas. También puede habilitar la opción Optimizador de cortes para madereras o Sincronización de precios para casas de repuestos , ferreterías o empresas que manejen gran cantidad e listas de precios
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Archivos Maestros
Alta de Proveedores
Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Proveedores. A continuación se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Proveedores, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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Para ingresar un nuevo proveedor, se pulsa F3 o hacer clic en el botón nuevos, el sistema le asigna un código automáticamente (se recomienda aceptar este código), también puede asignarle un código en forma manual pero respetando la configuración general del sistema.
No todos los datos son obligatorios, únicamente los mas importante que identifican al proveedor(nombres, domicilio, condición frente al iva y cuita)
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Otros de los datos útiles que conviene ingresar, son, motivos de compra (permite posteriormente emitir estadísticas por motivo de compras, gastos, etc.…) y Condición de Compra. Estos datos son requeridos en la carga de comprobantes, si bien se pueden cambiar, el sistema propone los cargados en esta ficha.
En la imagen anterior se destaca el icono AFIP, desde este icono se puede dar de alta en forma automática el proveedor, con solo su número de CUIT, ya que el sistema toma los datos provistos por AFIP.
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Vea también Operación General, Barra de Herramientas.
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Campo
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Descripción
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Código Proveedor
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Cada proveedor forma parte del plan de Cuentas, por lo tanto debe respetar la estructura de codificación, según *configuración para las cuentas titulo de Proveedores, todos comenzaran con el código 21101 (Proveedores) mas 4 dígitos los cuales podrán ser definidos por el usuario
(* Utilidades, configuración del Sistema, Solapa Otros Parámetros, General – Cuenta titulo Proveedores)
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Contacto
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Nombre del nuestro contacto dentro de la empresa.
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Provincia
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País
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*
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Condición de IVA
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*
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Tipo de Documento
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*
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Numero de Documento
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Si en tipo, seleccionó CUIT, el sistema validará que el número ingresado sea correcto.
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Condición de Compra (solapa Condición de compra)
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*, El código ingresado, será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos, etc…
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Motivo de Compra
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*, Ver Tabla de Motivos de Compra, y su relación con las imputaciones contables.
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Categoría de Proveedor
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*, Permite calificar a los proveedores, según categoría definida en Tablas de referencia.
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Clase (solapa Condición de compra)
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Se debe ingresar 0, para utilizar el precio de costo.
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Imputación
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Ídem Motivo de Compra, Se refiere a la cuenta contable donde se imputarán los movimientos de este proveedor, en caso de informarse el motivo de compra y la imputación, el sistema le dará prioridad al código de Imputación.
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% Descuento (solapa Condición de compra)
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El % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…
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Limite de Crédito (solapa Condición de compra)
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En caso de informarse este campo, se activa el control de créditos, el sistema le informará el crédito disponible o excedido del cliente. (Los cheques no acreditados del cliente, forman parte del saldo, restando crédito disponible.)
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(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
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La solapa Condiciones de compra/Descuentos nos permite definir múltiples descuentos, según la condición de compra definida.
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La solapa Condición de Compra, nos permite informar que dato asociar por defecto, como ser la condición de compra, % de descuento, el % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…La clase de precio por defecto o la lista de precio asociada para realizar.
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La solapa Saldos, nos muestra los últimos 30 movimientos del proveedor.
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La solapa Mas Datos, nos permite ingresar datos adicionales del proveedor
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Alta de Clientes
Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Clientes. A continuación se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Clientes, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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Para ingresar un nuevo cliente, se pulsa F3 o hacer clic en el botón nuevos, el sistema le asigna un código automáticamente (se recomienda aceptar este código), también puede asignarle un código en forma manual pero respetando la configuración general del sistema.
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No todos los datos son obligatorios, únicamente los mas importante que identifican al cliente (nombres, domicilio, condición frente al iva y cuita)
Otros de los datos útiles que conviene ingresar, son los vendedores en caso de poseerlos, motivos de venta y Condición de Venta. Estos datos son requeridos en la carga de comprobantes, si bien se pueden cambiar, el sistema propone los cargados en esta ficha
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Vea también Operación General, Barra de Herramientas.
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Campo
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Descripción
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Código Cliente
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Cada cliente forma parte del plan de Cuentas, por lo tanto debe respetar la estructura de codificación, según *configuración para las cuentas titulo de Clientes, todos comenzaran con el código 11201 (Deudores por Venta) mas 4 dígitos los cuales podrán ser definidos por el usuario
(* Utilidades, configuración del Sistema, Solapa Otros Parámetros, General – Cuenta titulo Proveedores)
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Contacto
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Nombre del nuestro contacto dentro de la empresa.
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Provincia
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*
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País
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*
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Condición de IVA
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*
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Tipo de Documento
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*
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Numero de Documento
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Si en tipo, seleccionó CUIT, el sistema validará que el número ingresado sea correcto.
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Motivo de Venta
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*, Ver Tabla de Motivos de Venta, y su relación con las imputaciones contables.
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Categoría de Cliente
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*, Permite calificar a los clientes, según categoría definida en Tablas de referencia.
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Vendedor
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*, Según Archivo maestro de Vendedores
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Condición de venta
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*, El código ingresado, será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos, etc…
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clase
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Se debe ingresar un Valor entre 1 y 8, correspondiente a las 8 posibles clases de precios básicos. (Recuerde que se pueden definir un sin numero de listas de precios, por omisión el sistema tomas las 5 primeras.)
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Imputación
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Ídem Motivo de Venta, Se refiere a la cuenta contable donde se imputarán los movimientos de este cliente, en caso de informarse el motivo de venta y la imputación, el sistema le dará prioridad al código de Imputación.
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Limite de Crédito
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En caso de informarse este campo, se activa el control de créditos, el sistema le informará el crédito disponible o excedido del cliente. (Los cheques no acreditados del cliente, forman parte del saldo, restando crédito disponible.)
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(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
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La solapa Saldos, nos muestra los últimos 30 movimientos del cliente.
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Solapa Condición de Venta, nos permite informar que dato asociar por defecto, como ser la condición de venta, % de descuento, el % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…La clase de precio por defecto o la lista de precio asociada para realizar.
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La solapa Mas Datos, nos permite ingresar datos adicionales del cliente (Percepción IVA, Percepción I.B)
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La solapa Alertas nos permite agregar información adicional al momento de realizar alguna consulta con el cliente en particular. Al grabar el mensaje y dejarlo en estado activo el sistema al realizar alguna consulta, ejemplo: facturación, al traer los datos del cliente a su vez muestra un mensaje en pantalla del texto grabado.
Nota: Se puede agregar tantos mensajes como se desee, solo que un mensaje de alerta puede estar activo.
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El botón Verificador Afip, nos permite conectar a la pagina de la afip, con el cuita del cliente o proveedor y obtener sus datos (pasarlos directamente a la ficha del cliente sin necesidad de ingresarlo manualmente) y/o imprimir el comprobante
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Alta de Artículos
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Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Artículos. A continuación, se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Artículos, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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La carga de artículos posee múltiples datos y formas de ingresarlos, si bien no es necesario completarlos todos, el sistema da la posibilidad de trabajar con todos ellos o solamente con los datos básicos, para comenzar a utilizar el sistema rápidamente.
Los datos básicos y obligatorios son: Código, descripción y unidad de medida.
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Descripción
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Artículos
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Código que identifica el producto, puede contener hasta un máximo de 25 caracteres alfanuméricos, para su correcto ordenamiento, el sistema se encarga de alinear el código a la derecha si utiliza caracteres numéricos, y a la izquierda en caso de alfanuméricos.
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Descripción
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Descripción o detalle del artículo.
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Abreviada
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Descripción o detalle en forma abreviada o resumida.
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Presentación
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Proveedor
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Opcional, Código del proveedor del producto
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Código Proveedor
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Es el código de artículo que utiliza el proveedor
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Marca
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Marca asociada según tabla de referencia
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Unidad de medida
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Unidad de Medida con la que regularmente se mide al producto, este código puede variar en el momento de la carga de datos. (Recuerde que el sistema opera múltiples unidades de medida)
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Rubro
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*, Dato obligatorio, debe pertenecer a un rubro.
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Familia
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Familia asociada según tabla de familias
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Stock Mínimo
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Representa la cantidad mínima que puede tener. Útil para controlar stock.
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Stock Máximo
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Le permite generar órdenes de compra automáticamente y recibir avisos en el caso de faltantes de stock.
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Costo (Solapa Precios)
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Costo del producto, este puede variar automáticamente durante el ingreso del producto por medio de Remitos o Facturas de compra.
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Impuestos (Solapa Precios)
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Importe correspondiente a los impuestos internos
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Política de precios (Solapa Precios)
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*, Ver tablas de referencias. Le permite definir los distintos porcentajes de variación de precios entre el costo y las clases de precio 1 a 8.
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Alícuota de IVA (Solapa Precios)
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Representa que alícuota tendrá el producto
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Mantener valores al Grabar (especialmente útil en el caso de cargar productos con similares características, el sistema no limpia la pantalla al grabar, permitiéndole modificar solamente lo necesario.)
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No incluir en listados (Marcar esta opción en caso de productos dados de baja, si un producto tuvo movimientos, el sistema no permite darlo de baja físicamente, pero si anularlo de los listados)
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Es Exento (Marcar esta opción en caso de productos exentos de IVA)
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SERIE (Marcar esta opción para que el sistema solicite el numero de serie en los ingresos y egresos del producto)
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LOTE (Marcar esta opción para que el sistema solicite el numero de lote en los ingresos y egresos del producto)
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(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
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Solapa Precios
El sistema posee varas formas de ingresar los precios, aquí se muestra el ingreso de precios con una configuración típica.
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Campo
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Descripción
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Costo
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Costo del producto, este puede variar automáticamente durante el ingreso del producto por medio de Remitos o Facturas de compra.
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Impuestos
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Importe correspondiente a los impuestos internos
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Política de precios
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*, Ver tablas de referencias. Le permite definir los distintos porcentajes de variación de precios entre el costo y las clases de precio 1 a 5.
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Una opción muy útil si utiliza códigos de barra, es el botón Barcode On-line, en la pantalla anterior. Esta opción le permite obtener en forma automática el nombre del artículo, rubro, marca y unidad de medida, facilitando enormemente la carga inicial de dados, ya que solamente tendrá que ingresar el costo y precio de venta.
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Ventas
Las 5 principales opciones que debe conocer son:
Carga de Comprobantes
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Se accede desde el menú Ventas, Carga de Comprobantes.
Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante. Luego el Cliente (Recuerde que puede consultar con F5) luego ya puede comenzar a cargar Artículos, servicios u otros conceptos.
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Los botones de la parte inferior izquierda permiten generar Facturas de Remitos; Facturas de Presupuestos o Facturas de Ordenes de Trabajo.
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Las Solapas Indican las opciones de Facturación, entre ellas están:
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Servicios Prestados: Consta de un código de Servicio, una cantidad, generalmente horas, y el Importe.
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Materiales Utilizados/Productos o Artículos: El nombre de esta solapa se define por Configuración, en esta solapa se ingresan los artículos a facturar, con sus respectivas cantidades, precios y unidad de medida, el sistema detecta si corresponde solicitar el numero de Serio, y/o Lote.
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Conceptos Varios: Permite ingresar texto libre en la factura, según configuración también es posible valorizar estos conceptos varios.
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Totalizador: Muestra el Total de Items, suma de cantidades y subtotales agrupados por Rubros.
IMPORTANTE: Al aceptar la factura podemos ver el cuadro titulado TOTALES (Ver figura) donde podemos definir, aparte de descuentos, recargos y demás, el tipo de pago, Cuenta Corriente o Contado
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Campo
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Detalle
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Observaciones
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Cliente
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Código del cliente
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Automáticamente el sistema devuelve los datos del cliente (entre otros DOMICILIO, TIPO DE DOCUMENTO, NRO, CONDICIÓN DE IVA, NRO DE COMPROBANTE, etc.).
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Letra
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A-B-C – E- R o X dependiendo el comprobante
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Letra del comprobante
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Fecha
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Condición de Venta
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Se pueden definir distintos tipos de condiciones de venta. Por ejemplo: La condición de venta Nº 1 es Venta de Contado
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Motivo
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Código del motivo de Compras, funciona igual a imputación, en caso de informar este ultimo será tomado en cuenta
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Motivo de comprobante, Se puede consultar las tablas de motivos, los cuales se definen desde ARCHIVOS, ABM/Tablas, Motivos.
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Precios
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Tipo de precio (Es obligatorio)
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de 1 a 5
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Vendedor
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Código de vendedor (No obligatorio)
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Servicios
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Código
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Código del Servicio
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Este código es definido en Archivos Maestros, tareas.
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Importe
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Artículos
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Código de Articulo.
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Puede realizar una consulta.
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Al ingresar el código de artículo el sistema trae los datos correspondientes al mismo, y el precio, de acuerdo a la clase de precio seleccionado.
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Cantidad
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Cantidad a Facturar
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Cantidad a Facturar
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Importe
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Otros Conceptos
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Detalle
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Texto Libre
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Importe
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Cobranzas
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Se accede desde el menú Ventas, Cobranzas
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Pasos a Seguir:
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1) Debe ingresar el Código del Cliente, pudiendo consultar los mismos con el botón de consulta.
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2) Ingresar la Fecha del recibo
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3) Ingresar el Numero de Recibo
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4) Ingresar la Fecha
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5) Seleccionar los comprobantes a Cobrar
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Desde la solapa Medios de pago.
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6) Discriminar el Importe en Efectivo y/o Cheque u otros medios de pago definido en el Plan de Cuentas, puede consultarlo con la tecla F5 o haciendo clic sobre el icono correspondiente…
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7) De ser necesario, ingresar las retenciones correspondientes.
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NOTA: En caso de ser un adelanto/anticipo, o un pago que no afecta ningún comprobante, bastara con pulsar el botón ACEPTAR, el sistema le pedirá que confirme si lo que esta ingresando es un anticipo
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Anulación de Comprobantes
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Se accede desde el menú Ventas, Anulación de comprobantes.
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1) Seleccionar el tipo de Comprobante a anular.
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2) Ingresar el número de Comprobante, puede consultarlo con la tecla F5.
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3) El sistema muestra los datos del Mismo, pulsar ACEPTAR para grabar la anulación.
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ATENCIÓN: Una vez confirmada la anulación de un movimiento no se puede volver a recuperar, quedará registrada su anulación, el usuario responsable, terminal utilizada, fecha y hora
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Reportes de Ventas
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Cuenta Corriente: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por orden cronológico. (
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Cuenta Corriente Resumido: El sistema presenta todos los comprobantes a cobrar, por cliente.
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Cuenta Corriente Analítico: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por comprobante, esto es: analizar como fue pagada una factura, débito, etc.
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Saldos: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, presentando el Cliente y su saldo correspondiente.
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Saldos Control de Crédito: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, y el crédito disponible, según limite establecido.
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Detalle de Ventas: Emite un reporte de las ventas realizadas, con el subtotal diario.
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Detalle de cobranzas: Ídem anterior, pero de cobranzas realizadas.
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Proyección de Cobranzas: Con control de comprobantes vencidos y a vencer.
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Reporte Libro de iva Ventas
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Se accede desde el menú Ventas, Reporte Libro de iva Ventas.
Contiene toda la información de comprobantes de compras, facturas, débitos y créditos, listo para ser presentado ante la DGI
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Compras
Las 5 principales opciones que debe conocer son:
Carga de Comprobantes
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Se accede desde el menú Compras, Carga de comprobantes.
Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante.
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Los botones de la parte inferior izquierda permiten generar Facturas de Remitos; Facturas de Presupuestos o Facturas de Ordenes de Trabajo.
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Las Solapas Indican las opciones de Facturación, entre ellas están:
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Servicios Prestados: Consta de un código de Servicio, una cantidad, generalmente horas, y el Importe.
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Materiales Utilizados/Productos o Artículos: El nombre de esta solapa se define por Configuración, en esta solapa se ingresan los artículos a facturar, con sus respectivas cantidades, precios y unidad de medida, el sistema detecta si corresponde solicitar el numero de Serio, y/o Lote.
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Conceptos Varios: Permite ingresar texto libre en la factura, según configuración también es posible valorizar estos conceptos varios.
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IMPORTANTE: Al aceptar la factura podemos ver el cuadro titulado TOTALES (Ver figura) donde podemos definir, aparte de descuentos, recargos y demás, el tipo de pago, Cuenta Corriente o Contado
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Campo
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Detalle
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Observaciones
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Cliente
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Código del cliente
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Automáticamente el sistema devuelve los datos del cliente (entre otros DOMICILIO, TIPO DE DOCUMENTO, NRO, CONDICIÓN DE IVA, NRO DE COMPROBANTE, etc).
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Letra
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A-B-C – E- R o X dependiendo el comprobante
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Letra del comprobante
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Fecha
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Condición de Compra
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Se pueden definir distintos tipos de condiciones de venta. Por ejemplo: La condición de venta Nº 1 es Venta de Contado
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Motivo
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Código del motivo de Compras, funciona igual a imputación, en caso de informar este ultimo será tomado en cuenta
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Motivo de comprobante, Se puede consultar las tablas de motivos, los cuales se definen desde ARCHIVOS, ABM/Tablas, Motivos.
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Precios
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Tipo de precio (Es obligatorio)
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de 1 a 8
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Vendedor
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Código de vendedor (No obligatorio)
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Servicios
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Código
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Código del Servicio
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Este código es definido en Archivos Maestros, tareas.
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Importe
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Artículos
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Código de Articulo.
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Puede realizar una consulta.
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Al ingresar el código de artículo el sistema trae los datos correspondientes al mismo, y el precio, de acuerdo a la clase de precio seleccionado.
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Cantidad
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Cantidad a Facturar
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Cantidad a Facturar
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Importe
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Otros Conceptos
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Detalle
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Texto Libre
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Importe
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Pagos
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Se accede desde el menú Compras, Pagos.
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Pasos a Seguir:
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1) Debe ingresar el Código del Cliente, pudiendo consultar los mismos con el botón de consulta.
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2) Ingresar la Fecha del recibo
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3) Ingresar el Numero de Recibo
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4) Ingresar la Fecha
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5) Seleccionar los comprobantes a Cobrar
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Desde la solapa Medios de pago
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6) Discriminar el Importe en Efectivo y/o Cheque u otros medios de pago definido en el Plan de Cuentas, puede consultarlo con la tecla F5 o haciendo clic sobre el icono correspondiente…
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7) De ser necesario, ingresar las retenciones correspondientes.
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NOTA: En caso de ser un adelanto/anticipo, o un pago que no afecta ningún comprobante, bastara con pulsar el botón ACEPTAR, el sistema le pedirá que confirme si lo que esta ingresando es un anticipo
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Si deja marcado el botón Mensaje, al grabar el sistema enviara un eMail o WhatsApp al proveedor, con el recibo, según configuración previa
Anulación de Comprobantes
Se accede desde el menú Compras, Anulación de comprobantes.
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1) Seleccionar el tipo de Comprobante a anular.
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2) Ingresar el numero de Comprobante, puede consultarlo con la tecla F5.
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Reportes de Compras
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Cuenta Corriente: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por orden cronológico.
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Cuenta Corriente Resumido: El sistema presenta todos los comprobantes a cobrar, por cliente.
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Cuenta Corriente Analítico: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por comprobante, esto es: analizar como fue pagada una factura, débito, etc.
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Saldos: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, presentando el Cliente y su saldo correspondiente.
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Saldos Control de Crédito: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, y el crédito disponible, según limite establecido.
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Detalle de Compras: Emite un reporte de las compras realizadas, con el subtotal diario.
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Detalle de Pagos: Ídem anterior, pero de pagos realizados.
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Proyección de Pagos: Con control de comprobantes vencidos y a vencer.
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Reporte Libro de iva Compras
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Se accede desde el menú Compras, Reporte Libro de IVA Compras.
Contiene toda la información de comprobantes de compras, facturas, débitos y créditos, listo para ser presentado ante la DGI.
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Caja y Bancos
Las 2 opciones principales son:
Movimientos de Caja y Bancos
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Se accede desde el menú Caja y bancos, movimientos de Caja y Bancos.
La mayoría de los movimientos de caja y bancos se realiza por cobranzas y/o pagos, esta opción esta para aquellos movimientos fuera de esos circuitos.
Como primer paso debemos elegir el tipo de Comprobante, las letras que se encuentran al costado derecho del tipo de comprobante, especifican si es un comprobante de entrada (E) o de salida (S)
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Tipos de movimientos u operaciones que se pueden realizar desde esta opción:
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Debito Caja (E): Ingresos a Caja. Todas las cuentas habilitadas como medio de pago con el atributo Cheque o Efectivo, se pueden utilizar en esta opción.
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Crédito Caja (S): Egresos de Caja. Todas las cuentas habilitadas como medio de pago con el atributo Cheque o Efectivo, se puede utilizar en esta opción.
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Deposito de Cheques: Permite seleccionar uno o varios cheques en cartera e imputarlo a una cuenta Banco. Para poder seleccionar varios cheques debe tener habilitada la opción Consulta selectiva.
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Debito Banco (E): Ingresos al Banco. Permite cargar Ingresos a un banco, por ejemplo por un aporte de socios, intereses ganados, deposito de efectivo, etc…
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Crédito Banco (S): Egresos del Banco. Permite cargar egresos de un banco, por ejemplo, por gastos bancarios, Retiros, etc….
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Emisión de cheques: Desde esta opción se puede emitir un cheque propio por diversos motivos, como ser… canje por efectivo o pago de sueldos… etc…
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En todos los casos, se debe ingresar la cuenta, el importe y la imputación. En el caso de cheques deberá ingresarse los datos del mismo.
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A tener en cuenta:
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Al tratarse de un sistema base contable, todos los movimientos generan asientos, por lo que nos permite registrar cualquier movimiento de caja por medio de un asiento contable, estas opciones de caja y bancos están habilitadas para facilitar la carga de datos a aquellos usuarios que no posean conocimientos contables o no estén habilitados para realizar tareas contables.
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Reporte de Caja
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Se accede desde el menú Caja y Bancos, Reporte de caja.
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Reporte Resumido: Muestra solamente la Cuenta y el Saldo de la misma, si no esta tildada esta opción, el sistema mostrara el detalle de los movimientos de cada cuenta (Efectivo/Cheques/Bancos… etc…)
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Calcula Saldo Inicial: Agrega la columna con el saldo inicial de la cuenta, si esta opción no esta tildada, el saldo que se muestra es el saldo resultante del periodo de fechas desde-hasta seleccionado.
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Ver Totales diarios: Especialmente útil al seleccionar periodos de fechas largos, donde se requiera un parcial por día.
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Ver Solo Cobranzas: Muestra solamente los comprobantes CB/CBCT/CBFP utilizados como recibos por cobranzas, no incluyendo el resto de los movimientos.
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Incluir Detalle de Ventas: Como su nombre lo indica, además de los saldos de caja, se incluye un listado con las ventas realizadas en el periodo seleccionado.
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Filtro por Comprobantes: Me permite ver los movimientos de caja originados por ciertos comprobantes… por ejemplo, si se desea ver únicamente las transferencias entre caja, seleccionare el comprobante TRF.
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A tener en cuenta:
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Si no selecciono Unidad de Negocio, el sistema muestra el resultado de todas las unidades de negocio creadas.
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Si no selecciono Caja, el sistema muestra el resultado de todas las Cajas creadas.
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Stock
Las 2 opciones principales son:
Carga de Movimientos Varios de Stock
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Se accede desde el menú Stock, Movimientos varios de Stock. Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante a usar. Entre ellos se encuentran comprobantes de entrada (E), como ser Informe de recepción y Ajuste de cantidad positivo, y comprobantes de salida (S), como Vale de salida y Ajuste de cantidad negativo. El resto es simple, se ingresa Código, Cantidad y se graba. Al finalizar le pregunta si desea imprimir un testigo de carga.
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Reportes de Stock
Se accede desde el menú Stock, Reportes de stock.
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Artículos Desde: Código de artículo desde el cual se desea originar el reporte
Artículos Hasta: Código de artículo desde el cual se desea realizar el reporte
Para las demás opciones es exactamente igual al pedir los parámetros desde y hasta el cual se quieren realizar los reportes, de no detallar nada, se visualizará por pantalla todo el Stock.
El tipo de reporte puede ser Ficha de Stock o control de Carga, la diferencia entre ambos es que el control de carga muestra todos los comprobantes cargados en un período determinado. Y la ficha muestra como se compone el saldo de un determinado Artículo.
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Modelos de Formularios pre-Impresos
Factura A
Factura B
Remito R
Algunos informes estadísticos obtenidos con el sistema
Módulo Caja y Bancos – Consultas
Ingresos/Egresos por periodo
Módulo Ventas – Reportes – Resumen de Ventas por Vendedor
Venta Mensual
Venta Diaria
Módulo Stock
Ranking de Ventas por Rubro
Margen de Rentabilidad
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Para más información y ayuda, puede visitar nuestra página web
www.alfagestion.com.ar
Seleccione la opción AYUDA
Visite la sección preguntas frecuentas, seguro encontrará la respuesta que busca.
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Alfa Gestión Comercial
Alfa Gestión Comercial, forma parte de la familia de productos….
WhatsApp +54 9 11 5148-0148
E-Mail: info@alfagestion.com.ar
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GUIA RAPIDA DE IMPLEMENTACION
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Contenido
Implementación Rápida. 4
Instalación del Sistema. 5
Operación General del Sistema. 5
Elementos que componen el Sistema. 5
caja de Texto. 5
Cuadro de Texto. 6
Lista Desplegable. 6
Grupo de Opciones Múltiples 6
Grilla. 6
Formularios 7
Manejo de Múltiples Formularios 7
Ventana de Búsqueda. 7
Menú Principal 8
Configuración del sistema. 10
Archivos Maestros 11
Alta de Proveedores 11
Alta de Clientes 13
Alta de Artículos 16
Ventas 19
Carga de Comprobantes 19
Cobranzas 22
Anulación de Comprobantes 23
Reportes de Ventas 23
Reporte Libro de iva Ventas 24
Compras 24
Carga de Comprobantes 25
Pagos 27
Anulación de Comprobantes 28
Reportes de Compras 28
Reporte Libro de iva Compras 29
Caja y Bancos 29
Movimientos de Caja y Bancos 30
Reporte de Caja. 31
Stock. 31
Carga de Movimientos Varios de Stock. 32
Reportes de Stock. 32
Factura A.. 34
Remito R. 36
Algunos informes estadísticos obtenidos con el sistema. 37
Implementación Rápida
Aquí se ofrece una guía rápida para comenzar a utilizar el sistema Alfa Gestión, esta guía no pretende ahondar en detalles, solamente lo guiará a conocer el sistema, en solo 10 pasos.
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Instalación
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Guía de instalación.
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Operación General del sistema.
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Aquí se muestran los elementos que componen el sistema, el manejo del menú y la barra de herramientas
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Configuración del sistema
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Opciones que debe configurar, como ser: Nombre de empresa, domicilio, etc.…
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Alta de Proveedores
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Para el uso del módulo compras, debe tener al menos un proveedor ingresado
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Alta de Clientes.
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Para el uso del módulo ventas, debe tener al menos un cliente cargado.
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Alta de Artículos.
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Aquí se dan de alta los productos, luego estos serán utilizados desde los módulos compras, ventas y stock.
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Ventas
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Carga de Comprobantes: Como cargar una Factura, Crédito, Débito, Remito o Nota de Pedido.
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Compras
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Carga de Comprobantes: Como cargar una Factura, Crédito, Débito, Remito u Orden de Compra. Reportes de Cuenta Corriente proveedores, Saldos, Pagos, etc…
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Caja y Bancos
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Carga de movimientos varios de caja, Reportes de Caja
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Stock
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Carga de movimientos varios de stock, ajustes, reportes de saldos de stock, ficha y control de cargas
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Instalación del Sistema
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Requisitos:
Nuestros sistemas de escritorio, funcionan en sistemas operativos Windows, en sus versiones 7, 8, 10, 2008, 2012, 2016. tanto servidores como puestos de trabajo.
En cuanto a hardware, cualquier equipo que sea capaz de trabajar con los sistemas operativos mencionados anteriormente, se adaptan a nuestros sistemas.
Base de datos:
Alfa Gestion, utiliza bases de datos SQL Server, en su versión gratuita MSDE.
Para grandes cantidades de movimientos y más de 10 conexiones simultáneas recomendamos utilizar la versión SQL Server Enterprise.
Acceso al sistema
Ingrese desde el icono “Alfa Gestion”
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Usuario: Administrador Contraseña: 1
Operación General del Sistema
Elementos que componen el Sistema
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caja de Texto
Permiten introducir caracteres de texto (0..9,A..Z, a..z) en forma limitada. Son utilizadas para el ingreso de datos tales como: Nombre, dirección, teléfono, fecha, etc. En una pantalla generalmente habrá varias etiquetas de texto; para desplazarse entre estos campos se deberá presionar la tecla ENTER o TAB, o bien desplazarse con el mouse.
Cuadro de Texto
Permiten introducir caracteres de texto en forma ilimitada texto (0..9, A..Z, a..z). Este tipo de elemento es utilizado para introducir datos como: observaciones, comentarios, etc.
Lista Desplegable
Permiten seleccionar un dato de los que se visualizan al desplegar la lista. La selección del mismo, se realiza haciendo clic en el extremo derecho de la lista con el botón izquierdo del mouse, y luego posicionarse sobre el dato a elegir; o bien presionando las teclas de dirección (hacia arriba, hacia abajo), y así podrá ir visualizando los distintos datos posibles de seleccionar y luego seleccionar uno presionando la tecla ENTER.
Casilla de Verificación
Ofrece una lista de items, de los cuales puede elegir uno, varios, o ninguno. Un item tiene dos estados asociados, verdadero al ser tildado y falso al estar destildado. La selección de un item se realza haciendo clic con el botón izquierdo del mouse o bien presionando la tecla ENTER sobre la opción elegida.
Grupo de Opciones Múltiples
Permiten seleccionar sólo una opción entre varias propuestas (haciendo clic con el botón izquierdo del mouse o bien presionando la tecla ENTER sobre la opción elegida). Esta acción automáticamente inhabilitará las demás opciones.
Grilla
Muestra datos en una cuadrícula de forma similar a una hoja de cálculo, en filas y columnas.
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Formularios
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Las solapas que contienen formularios tienen por finalidad agrupar elementos (grillas, casillas de verificación, cuadro de textos, etiquetas de texto, etc.) en forma organizada. Al hacer clic sobre cada una de ellas con el botón izquierdo del mouse se irán visualizando los elementos asociados a cada una de las solapas activas.
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Manejo de Múltiples Formularios
El usuario podrá hacer uso de varios formularios a la vez, permitiéndole de esta manera tener varios procesos funcionando al mismo tiempo, sin necesidad de acceder y salir a cada una de las opciones de menú.
Se puede, por ejemplo mantener abiertos los formularios de: Emisión de Factura, y Actualización de Proveedores; como así también, en estado minimizado, la carga de Stock.
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Ventana de Búsqueda
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Ventana utilizada por el sistema para realizar la búsqueda de un registro determinado, a la cual podemos acceder por medio del botón Consulta o pulsando la tecla F5. Una vez desplegada dicha ventana, se podrán ordenar los datos visualizados a elección (orden alfabético, numérico, etc), de manera que la búsqueda y elección de los registros se realice de la manera más rápida y efectiva.
Ejemplo, búsqueda de un Articulo desde:
1. Presionar el botón Consulta, con lo cual se desplegara la ventana de búsqueda, en la cual se podrán visualizar los Artículos cargados del sistema en la grilla.
2. Hacer doble clic sobre los campos de la ficha (código, descripción, etc) para elegir el orden de búsqueda.
3. Ingresar en la lista desplegable el valor para la búsqueda, posesionándose de esta manera en el primer registro que coincida con el dato ingresado. De la misma manera utilizando el mouse y haciendo uso de las barras de desplazamiento podemos seleccionar de la grilla un registro, con lo cual en la ficha se podrán ver todos los datos del Artículo (en este caso en particular) que esté seleccionado en la grilla. Cada vez que se seleccione un renglón de la misma, se podrá observar que el código del cliente seleccionado aparecerá en el cuadro de texto código.
4. Una vez localizado el registro que se deseaba seleccionar se deberá presionar el botón Aceptar o hacer doble clic con el botón izq. del mouse, con lo que los datos del mismo podrán ser visualizado en pantalla en caso de haber ingresado por medio del botón Consulta o bien se visualizará el código en el cuadro de texto donde se presionó doble clic o Enter.
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Menú Principal
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El sistema le brinda dos opciones para el uso del menú de Opciones, uno desplegable en la parte superior de la pantalla, y una consola arbolada, en la parte derecha de la pantalla, el usuario puede configurar el que sea de su agrado, ocultando el que no necesite.
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Menú Desplegable (Superior)
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Recuerde que solamente verá las opciones que fueron habilitadas desde el proceso de seguridad, por el administrador del sistema.
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Menú Consola (Arbolado)
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Recuerde que solamente verá las opciones que fueron habilitadas desde el proceso de seguridad, por el administrador del sistema.
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Configuración del Menú a Utilizar
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Desde el Menú Archivo, Propiedades, se accede a la pantalla que se muestra como ejemplo, aquí vemos las 2 opciones inferiores, donde se configura el menú que desea ocultar (Consola Arbolada o Barra Desplegable)
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Barras de Herramientas utilizadas por el sistema
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Barra de Herramientas para los procesos de Actualizaciones (Altas/Bajas y Modificaciones)
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Botones
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Funciones.
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F3: Activa proceso de Altas.
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F10: Activa proceso de Bajas/Anulaciones.
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F4: Activa proceso de Reportes.
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F5: Activa proceso de Consulta.
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F6: Activa proceso de Planilla de Datos.
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Esc: Activa Cancelación de campo editado.
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F2:Activa proceso de Grabación.
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Esc: Cierra la Ventana actual.
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Barra de Herramientas para los procesos de Reportes
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Botones
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Funciones.
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F7:Activa proceso de Consulta Reportes. Al generar un Reporte por pantalla podremos realizar funciones:
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F8:Activa proceso de Reportes, enviando los listados directamente a la Impresora.
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F5:Activa proceso de Consulta.
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Envía el Reporte por eMail o WhatsApp
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Esc: Cierra la Ventana actual.
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Barra de Herramientas del Reporte por Pantalla
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Permiten el desplazamiento por las hojas del Reporte.
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Permite la impresión del Reporte
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Permite la configuración dela impresora.
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Permite exportar el Reporte generando otro archivo.
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Permite definir visualizar el reporte especificando el zoom.
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Permite realizar Búsquedas.
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Al realizar una Búsqueda, tenemos que definir el parámetro de búsqueda. Por ejemplo dentro del reporte se desea ubicar al Legajo con apellido Pérez , debemos ingresarla en la ventana y luego hacer clic en , aparece señalizada la búsqueda.
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Configuración del sistema
Se accede desde el menú Utilidades, Configuración del sistema. Las 2 opciones principales que debe configurar, son las siguientes:
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Seleccionando la solapa EMPRESA, puede cambiar los datos de su empresa, esta información aparecerá luego en todos los listados, libros de iva y pantallas del sistema.
Los datos para el acceso WEB debe solicitarlo enviando un e-mail a
asistencia@alfagestion.com.ar
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En la solapa RUBRO DE NEGOCIO, puede habilitar las opciones para el rubro RESTAURANT (bares, cafés, etc..) este habilita la opción Control de mesas. También puede habilitar la opción Optimizador de cortes para madereras o Sincronización de precios para casas de repuestos , ferreterías o empresas que manejen gran cantidad e listas de precios
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Archivos Maestros
Alta de Proveedores
Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Proveedores. A continuación se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Proveedores, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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Para ingresar un nuevo proveedor, se pulsa F3 o hacer clic en el botón nuevos, el sistema le asigna un código automáticamente (se recomienda aceptar este código), también puede asignarle un código en forma manual pero respetando la configuración general del sistema.
No todos los datos son obligatorios, únicamente los mas importante que identifican al proveedor(nombres, domicilio, condición frente al iva y cuita)
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Otros de los datos útiles que conviene ingresar, son, motivos de compra (permite posteriormente emitir estadísticas por motivo de compras, gastos, etc.…) y Condición de Compra. Estos datos son requeridos en la carga de comprobantes, si bien se pueden cambiar, el sistema propone los cargados en esta ficha.
En la imagen anterior se destaca el icono AFIP, desde este icono se puede dar de alta en forma automática el proveedor, con solo su número de CUIT, ya que el sistema toma los datos provistos por AFIP.
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Vea también Operación General, Barra de Herramientas.
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Campo
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Descripción
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Código Proveedor
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Cada proveedor forma parte del plan de Cuentas, por lo tanto debe respetar la estructura de codificación, según *configuración para las cuentas titulo de Proveedores, todos comenzaran con el código 21101 (Proveedores) mas 4 dígitos los cuales podrán ser definidos por el usuario
(* Utilidades, configuración del Sistema, Solapa Otros Parámetros, General – Cuenta titulo Proveedores)
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Contacto
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Nombre del nuestro contacto dentro de la empresa.
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Provincia
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*
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País
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*
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Condición de IVA
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*
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Tipo de Documento
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*
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Numero de Documento
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Si en tipo, seleccionó CUIT, el sistema validará que el número ingresado sea correcto.
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Condición de Compra (solapa Condición de compra)
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*, El código ingresado, será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos, etc…
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Motivo de Compra
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*, Ver Tabla de Motivos de Compra, y su relación con las imputaciones contables.
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Categoría de Proveedor
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*, Permite calificar a los proveedores, según categoría definida en Tablas de referencia.
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Clase (solapa Condición de compra)
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Se debe ingresar 0, para utilizar el precio de costo.
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Imputación
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Ídem Motivo de Compra, Se refiere a la cuenta contable donde se imputarán los movimientos de este proveedor, en caso de informarse el motivo de compra y la imputación, el sistema le dará prioridad al código de Imputación.
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% Descuento (solapa Condición de compra)
|
El % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…
|
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Limite de Crédito (solapa Condición de compra)
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En caso de informarse este campo, se activa el control de créditos, el sistema le informará el crédito disponible o excedido del cliente. (Los cheques no acreditados del cliente, forman parte del saldo, restando crédito disponible.)
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| |
(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
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La solapa Condiciones de compra/Descuentos nos permite definir múltiples descuentos, según la condición de compra definida.
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La solapa Condición de Compra, nos permite informar que dato asociar por defecto, como ser la condición de compra, % de descuento, el % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…La clase de precio por defecto o la lista de precio asociada para realizar.
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|
La solapa Saldos, nos muestra los últimos 30 movimientos del proveedor.
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|
La solapa Mas Datos, nos permite ingresar datos adicionales del proveedor
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|
Alta de Clientes
Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Clientes. A continuación se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Clientes, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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|
| |
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Para ingresar un nuevo cliente, se pulsa F3 o hacer clic en el botón nuevos, el sistema le asigna un código automáticamente (se recomienda aceptar este código), también puede asignarle un código en forma manual pero respetando la configuración general del sistema.
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|
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No todos los datos son obligatorios, únicamente los mas importante que identifican al cliente (nombres, domicilio, condición frente al iva y cuita)
Otros de los datos útiles que conviene ingresar, son los vendedores en caso de poseerlos, motivos de venta y Condición de Venta. Estos datos son requeridos en la carga de comprobantes, si bien se pueden cambiar, el sistema propone los cargados en esta ficha
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|
|
Vea también Operación General, Barra de Herramientas.
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Campo
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Descripción
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Código Cliente
|
Cada cliente forma parte del plan de Cuentas, por lo tanto debe respetar la estructura de codificación, según *configuración para las cuentas titulo de Clientes, todos comenzaran con el código 11201 (Deudores por Venta) mas 4 dígitos los cuales podrán ser definidos por el usuario
(* Utilidades, configuración del Sistema, Solapa Otros Parámetros, General – Cuenta titulo Proveedores)
|
|
Contacto
|
Nombre del nuestro contacto dentro de la empresa.
|
|
Provincia
|
*
|
|
País
|
*
|
|
Condición de IVA
|
*
|
|
Tipo de Documento
|
*
|
|
Numero de Documento
|
Si en tipo, seleccionó CUIT, el sistema validará que el número ingresado sea correcto.
|
|
Motivo de Venta
|
*, Ver Tabla de Motivos de Venta, y su relación con las imputaciones contables.
|
|
Categoría de Cliente
|
*, Permite calificar a los clientes, según categoría definida en Tablas de referencia.
|
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Vendedor
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*, Según Archivo maestro de Vendedores
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Condición de venta
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*, El código ingresado, será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos, etc…
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clase
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Se debe ingresar un Valor entre 1 y 8, correspondiente a las 8 posibles clases de precios básicos. (Recuerde que se pueden definir un sin numero de listas de precios, por omisión el sistema tomas las 5 primeras.)
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Imputación
|
Ídem Motivo de Venta, Se refiere a la cuenta contable donde se imputarán los movimientos de este cliente, en caso de informarse el motivo de venta y la imputación, el sistema le dará prioridad al código de Imputación.
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|
Limite de Crédito
|
En caso de informarse este campo, se activa el control de créditos, el sistema le informará el crédito disponible o excedido del cliente. (Los cheques no acreditados del cliente, forman parte del saldo, restando crédito disponible.)
|
| |
(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
|
| |
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|
La solapa Saldos, nos muestra los últimos 30 movimientos del cliente.
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Solapa Condición de Venta, nos permite informar que dato asociar por defecto, como ser la condición de venta, % de descuento, el % de descuento será tomado en cuenta en los proceso de facturación, pedidos, remitos etc…La clase de precio por defecto o la lista de precio asociada para realizar.
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La solapa Mas Datos, nos permite ingresar datos adicionales del cliente (Percepción IVA, Percepción I.B)
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La solapa Alertas nos permite agregar información adicional al momento de realizar alguna consulta con el cliente en particular. Al grabar el mensaje y dejarlo en estado activo el sistema al realizar alguna consulta, ejemplo: facturación, al traer los datos del cliente a su vez muestra un mensaje en pantalla del texto grabado.
Nota: Se puede agregar tantos mensajes como se desee, solo que un mensaje de alerta puede estar activo.
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El botón Verificador Afip, nos permite conectar a la pagina de la afip, con el cuita del cliente o proveedor y obtener sus datos (pasarlos directamente a la ficha del cliente sin necesidad de ingresarlo manualmente) y/o imprimir el comprobante
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Alta de Artículos
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Se accede desde el menú Archivos, Maestros, Artículos. A continuación, se muestra una pantalla ejemplo de la Carga de Artículos, junto con una descripción de sus datos más relevantes.
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La carga de artículos posee múltiples datos y formas de ingresarlos, si bien no es necesario completarlos todos, el sistema da la posibilidad de trabajar con todos ellos o solamente con los datos básicos, para comenzar a utilizar el sistema rápidamente.
Los datos básicos y obligatorios son: Código, descripción y unidad de medida.
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Descripción
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Artículos
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Código que identifica el producto, puede contener hasta un máximo de 25 caracteres alfanuméricos, para su correcto ordenamiento, el sistema se encarga de alinear el código a la derecha si utiliza caracteres numéricos, y a la izquierda en caso de alfanuméricos.
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Descripción
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Descripción o detalle del artículo.
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Abreviada
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Descripción o detalle en forma abreviada o resumida.
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Presentación
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Proveedor
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Opcional, Código del proveedor del producto
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Código Proveedor
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Es el código de artículo que utiliza el proveedor
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Marca
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Marca asociada según tabla de referencia
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Unidad de medida
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Unidad de Medida con la que regularmente se mide al producto, este código puede variar en el momento de la carga de datos. (Recuerde que el sistema opera múltiples unidades de medida)
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Rubro
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*, Dato obligatorio, debe pertenecer a un rubro.
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Familia
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Familia asociada según tabla de familias
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Stock Mínimo
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Representa la cantidad mínima que puede tener. Útil para controlar stock.
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Stock Máximo
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Le permite generar órdenes de compra automáticamente y recibir avisos en el caso de faltantes de stock.
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Costo (Solapa Precios)
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Costo del producto, este puede variar automáticamente durante el ingreso del producto por medio de Remitos o Facturas de compra.
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Impuestos (Solapa Precios)
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Importe correspondiente a los impuestos internos
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Política de precios (Solapa Precios)
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*, Ver tablas de referencias. Le permite definir los distintos porcentajes de variación de precios entre el costo y las clases de precio 1 a 8.
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Alícuota de IVA (Solapa Precios)
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Representa que alícuota tendrá el producto
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Mantener valores al Grabar (especialmente útil en el caso de cargar productos con similares características, el sistema no limpia la pantalla al grabar, permitiéndole modificar solamente lo necesario.)
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No incluir en listados (Marcar esta opción en caso de productos dados de baja, si un producto tuvo movimientos, el sistema no permite darlo de baja físicamente, pero si anularlo de los listados)
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Es Exento (Marcar esta opción en caso de productos exentos de IVA)
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SERIE (Marcar esta opción para que el sistema solicite el numero de serie en los ingresos y egresos del producto)
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LOTE (Marcar esta opción para que el sistema solicite el numero de lote en los ingresos y egresos del producto)
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(*) Se habilita la opción de Consulta, permitiendo seleccionar el dato buscado.
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Solapa Precios
El sistema posee varas formas de ingresar los precios, aquí se muestra el ingreso de precios con una configuración típica.
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Campo
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Descripción
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Costo
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Costo del producto, este puede variar automáticamente durante el ingreso del producto por medio de Remitos o Facturas de compra.
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Impuestos
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Importe correspondiente a los impuestos internos
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Política de precios
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*, Ver tablas de referencias. Le permite definir los distintos porcentajes de variación de precios entre el costo y las clases de precio 1 a 5.
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Una opción muy útil si utiliza códigos de barra, es el botón Barcode On-line, en la pantalla anterior. Esta opción le permite obtener en forma automática el nombre del artículo, rubro, marca y unidad de medida, facilitando enormemente la carga inicial de dados, ya que solamente tendrá que ingresar el costo y precio de venta.
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Ventas
Las 5 principales opciones que debe conocer son:
Carga de Comprobantes
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Se accede desde el menú Ventas, Carga de Comprobantes.
Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante. Luego el Cliente (Recuerde que puede consultar con F5) luego ya puede comenzar a cargar Artículos, servicios u otros conceptos.
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Los botones de la parte inferior izquierda permiten generar Facturas de Remitos; Facturas de Presupuestos o Facturas de Ordenes de Trabajo.
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Las Solapas Indican las opciones de Facturación, entre ellas están:
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Servicios Prestados: Consta de un código de Servicio, una cantidad, generalmente horas, y el Importe.
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Materiales Utilizados/Productos o Artículos: El nombre de esta solapa se define por Configuración, en esta solapa se ingresan los artículos a facturar, con sus respectivas cantidades, precios y unidad de medida, el sistema detecta si corresponde solicitar el numero de Serio, y/o Lote.
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Conceptos Varios: Permite ingresar texto libre en la factura, según configuración también es posible valorizar estos conceptos varios.
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Totalizador: Muestra el Total de Items, suma de cantidades y subtotales agrupados por Rubros.
IMPORTANTE: Al aceptar la factura podemos ver el cuadro titulado TOTALES (Ver figura) donde podemos definir, aparte de descuentos, recargos y demás, el tipo de pago, Cuenta Corriente o Contado
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Campo
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Detalle
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Observaciones
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Cliente
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Código del cliente
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Automáticamente el sistema devuelve los datos del cliente (entre otros DOMICILIO, TIPO DE DOCUMENTO, NRO, CONDICIÓN DE IVA, NRO DE COMPROBANTE, etc.).
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Letra
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A-B-C – E- R o X dependiendo el comprobante
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Letra del comprobante
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Fecha
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Condición de Venta
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Se pueden definir distintos tipos de condiciones de venta. Por ejemplo: La condición de venta Nº 1 es Venta de Contado
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Motivo
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Código del motivo de Compras, funciona igual a imputación, en caso de informar este ultimo será tomado en cuenta
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Motivo de comprobante, Se puede consultar las tablas de motivos, los cuales se definen desde ARCHIVOS, ABM/Tablas, Motivos.
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Precios
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Tipo de precio (Es obligatorio)
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de 1 a 5
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Vendedor
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Código de vendedor (No obligatorio)
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Servicios
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Código
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Código del Servicio
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Este código es definido en Archivos Maestros, tareas.
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Importe
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Artículos
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Código de Articulo.
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Puede realizar una consulta.
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Al ingresar el código de artículo el sistema trae los datos correspondientes al mismo, y el precio, de acuerdo a la clase de precio seleccionado.
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Cantidad
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Cantidad a Facturar
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Cantidad a Facturar
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Importe
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Otros Conceptos
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Detalle
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Texto Libre
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Importe
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Cobranzas
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Se accede desde el menú Ventas, Cobranzas
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Pasos a Seguir:
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1) Debe ingresar el Código del Cliente, pudiendo consultar los mismos con el botón de consulta.
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2) Ingresar la Fecha del recibo
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3) Ingresar el Numero de Recibo
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4) Ingresar la Fecha
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5) Seleccionar los comprobantes a Cobrar
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Desde la solapa Medios de pago.
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6) Discriminar el Importe en Efectivo y/o Cheque u otros medios de pago definido en el Plan de Cuentas, puede consultarlo con la tecla F5 o haciendo clic sobre el icono correspondiente…
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7) De ser necesario, ingresar las retenciones correspondientes.
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NOTA: En caso de ser un adelanto/anticipo, o un pago que no afecta ningún comprobante, bastara con pulsar el botón ACEPTAR, el sistema le pedirá que confirme si lo que esta ingresando es un anticipo
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Anulación de Comprobantes
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Se accede desde el menú Ventas, Anulación de comprobantes.
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1) Seleccionar el tipo de Comprobante a anular.
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2) Ingresar el número de Comprobante, puede consultarlo con la tecla F5.
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3) El sistema muestra los datos del Mismo, pulsar ACEPTAR para grabar la anulación.
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ATENCIÓN: Una vez confirmada la anulación de un movimiento no se puede volver a recuperar, quedará registrada su anulación, el usuario responsable, terminal utilizada, fecha y hora
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Reportes de Ventas
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Cuenta Corriente: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por orden cronológico. (
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Cuenta Corriente Resumido: El sistema presenta todos los comprobantes a cobrar, por cliente.
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Cuenta Corriente Analítico: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por comprobante, esto es: analizar como fue pagada una factura, débito, etc.
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Saldos: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, presentando el Cliente y su saldo correspondiente.
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Saldos Control de Crédito: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, y el crédito disponible, según limite establecido.
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Detalle de Ventas: Emite un reporte de las ventas realizadas, con el subtotal diario.
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Detalle de cobranzas: Ídem anterior, pero de cobranzas realizadas.
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Proyección de Cobranzas: Con control de comprobantes vencidos y a vencer.
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Reporte Libro de iva Ventas
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Se accede desde el menú Ventas, Reporte Libro de iva Ventas.
Contiene toda la información de comprobantes de compras, facturas, débitos y créditos, listo para ser presentado ante la DGI
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Compras
Las 5 principales opciones que debe conocer son:
Carga de Comprobantes
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Se accede desde el menú Compras, Carga de comprobantes.
Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante.
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Los botones de la parte inferior izquierda permiten generar Facturas de Remitos; Facturas de Presupuestos o Facturas de Ordenes de Trabajo.
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Las Solapas Indican las opciones de Facturación, entre ellas están:
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|
Servicios Prestados: Consta de un código de Servicio, una cantidad, generalmente horas, y el Importe.
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|
Materiales Utilizados/Productos o Artículos: El nombre de esta solapa se define por Configuración, en esta solapa se ingresan los artículos a facturar, con sus respectivas cantidades, precios y unidad de medida, el sistema detecta si corresponde solicitar el numero de Serio, y/o Lote.
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|
Conceptos Varios: Permite ingresar texto libre en la factura, según configuración también es posible valorizar estos conceptos varios.
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IMPORTANTE: Al aceptar la factura podemos ver el cuadro titulado TOTALES (Ver figura) donde podemos definir, aparte de descuentos, recargos y demás, el tipo de pago, Cuenta Corriente o Contado
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Campo
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Detalle
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Observaciones
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Cliente
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Código del cliente
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Automáticamente el sistema devuelve los datos del cliente (entre otros DOMICILIO, TIPO DE DOCUMENTO, NRO, CONDICIÓN DE IVA, NRO DE COMPROBANTE, etc).
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Letra
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A-B-C – E- R o X dependiendo el comprobante
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Letra del comprobante
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Fecha
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Condición de Compra
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Se pueden definir distintos tipos de condiciones de venta. Por ejemplo: La condición de venta Nº 1 es Venta de Contado
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Motivo
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Código del motivo de Compras, funciona igual a imputación, en caso de informar este ultimo será tomado en cuenta
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Motivo de comprobante, Se puede consultar las tablas de motivos, los cuales se definen desde ARCHIVOS, ABM/Tablas, Motivos.
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Precios
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Tipo de precio (Es obligatorio)
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de 1 a 8
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Vendedor
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Código de vendedor (No obligatorio)
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Servicios
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Código
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Código del Servicio
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Este código es definido en Archivos Maestros, tareas.
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Importe
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Artículos
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Código de Articulo.
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Puede realizar una consulta.
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Al ingresar el código de artículo el sistema trae los datos correspondientes al mismo, y el precio, de acuerdo a la clase de precio seleccionado.
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Cantidad
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Cantidad a Facturar
|
Cantidad a Facturar
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|
Importe
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Otros Conceptos
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Detalle
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Texto Libre
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Importe
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Pagos
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Se accede desde el menú Compras, Pagos.
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Pasos a Seguir:
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1) Debe ingresar el Código del Cliente, pudiendo consultar los mismos con el botón de consulta.
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2) Ingresar la Fecha del recibo
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3) Ingresar el Numero de Recibo
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4) Ingresar la Fecha
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5) Seleccionar los comprobantes a Cobrar
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Desde la solapa Medios de pago
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6) Discriminar el Importe en Efectivo y/o Cheque u otros medios de pago definido en el Plan de Cuentas, puede consultarlo con la tecla F5 o haciendo clic sobre el icono correspondiente…
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7) De ser necesario, ingresar las retenciones correspondientes.
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NOTA: En caso de ser un adelanto/anticipo, o un pago que no afecta ningún comprobante, bastara con pulsar el botón ACEPTAR, el sistema le pedirá que confirme si lo que esta ingresando es un anticipo
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Si deja marcado el botón Mensaje, al grabar el sistema enviara un eMail o WhatsApp al proveedor, con el recibo, según configuración previa
Anulación de Comprobantes
Se accede desde el menú Compras, Anulación de comprobantes.
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1) Seleccionar el tipo de Comprobante a anular.
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2) Ingresar el numero de Comprobante, puede consultarlo con la tecla F5.
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Reportes de Compras
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Cuenta Corriente: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por orden cronológico.
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Cuenta Corriente Resumido: El sistema presenta todos los comprobantes a cobrar, por cliente.
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Cuenta Corriente Analítico: Permite analizar la cuenta corriente de un cliente, por comprobante, esto es: analizar como fue pagada una factura, débito, etc.
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Saldos: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, presentando el Cliente y su saldo correspondiente.
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Saldos Control de Crédito: El sistema presenta un resumen de las cuentas a cobrar, y el crédito disponible, según limite establecido.
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Detalle de Compras: Emite un reporte de las compras realizadas, con el subtotal diario.
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Detalle de Pagos: Ídem anterior, pero de pagos realizados.
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Proyección de Pagos: Con control de comprobantes vencidos y a vencer.
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Reporte Libro de iva Compras
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Se accede desde el menú Compras, Reporte Libro de IVA Compras.
Contiene toda la información de comprobantes de compras, facturas, débitos y créditos, listo para ser presentado ante la DGI.
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Caja y Bancos
Las 2 opciones principales son:
Movimientos de Caja y Bancos
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Se accede desde el menú Caja y bancos, movimientos de Caja y Bancos.
La mayoría de los movimientos de caja y bancos se realiza por cobranzas y/o pagos, esta opción esta para aquellos movimientos fuera de esos circuitos.
Como primer paso debemos elegir el tipo de Comprobante, las letras que se encuentran al costado derecho del tipo de comprobante, especifican si es un comprobante de entrada (E) o de salida (S)
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Tipos de movimientos u operaciones que se pueden realizar desde esta opción:
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Debito Caja (E): Ingresos a Caja. Todas las cuentas habilitadas como medio de pago con el atributo Cheque o Efectivo, se pueden utilizar en esta opción.
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Crédito Caja (S): Egresos de Caja. Todas las cuentas habilitadas como medio de pago con el atributo Cheque o Efectivo, se puede utilizar en esta opción.
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Deposito de Cheques: Permite seleccionar uno o varios cheques en cartera e imputarlo a una cuenta Banco. Para poder seleccionar varios cheques debe tener habilitada la opción Consulta selectiva.
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Debito Banco (E): Ingresos al Banco. Permite cargar Ingresos a un banco, por ejemplo por un aporte de socios, intereses ganados, deposito de efectivo, etc…
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Crédito Banco (S): Egresos del Banco. Permite cargar egresos de un banco, por ejemplo, por gastos bancarios, Retiros, etc….
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Emisión de cheques: Desde esta opción se puede emitir un cheque propio por diversos motivos, como ser… canje por efectivo o pago de sueldos… etc…
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En todos los casos, se debe ingresar la cuenta, el importe y la imputación. En el caso de cheques deberá ingresarse los datos del mismo.
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A tener en cuenta:
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Al tratarse de un sistema base contable, todos los movimientos generan asientos, por lo que nos permite registrar cualquier movimiento de caja por medio de un asiento contable, estas opciones de caja y bancos están habilitadas para facilitar la carga de datos a aquellos usuarios que no posean conocimientos contables o no estén habilitados para realizar tareas contables.
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Reporte de Caja
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Se accede desde el menú Caja y Bancos, Reporte de caja.
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Reporte Resumido: Muestra solamente la Cuenta y el Saldo de la misma, si no esta tildada esta opción, el sistema mostrara el detalle de los movimientos de cada cuenta (Efectivo/Cheques/Bancos… etc…)
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Calcula Saldo Inicial: Agrega la columna con el saldo inicial de la cuenta, si esta opción no esta tildada, el saldo que se muestra es el saldo resultante del periodo de fechas desde-hasta seleccionado.
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Ver Totales diarios: Especialmente útil al seleccionar periodos de fechas largos, donde se requiera un parcial por día.
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Ver Solo Cobranzas: Muestra solamente los comprobantes CB/CBCT/CBFP utilizados como recibos por cobranzas, no incluyendo el resto de los movimientos.
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Incluir Detalle de Ventas: Como su nombre lo indica, además de los saldos de caja, se incluye un listado con las ventas realizadas en el periodo seleccionado.
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Filtro por Comprobantes: Me permite ver los movimientos de caja originados por ciertos comprobantes… por ejemplo, si se desea ver únicamente las transferencias entre caja, seleccionare el comprobante TRF.
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A tener en cuenta:
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Si no selecciono Unidad de Negocio, el sistema muestra el resultado de todas las unidades de negocio creadas.
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Si no selecciono Caja, el sistema muestra el resultado de todas las Cajas creadas.
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Stock
Las 2 opciones principales son:
Carga de Movimientos Varios de Stock
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Se accede desde el menú Stock, Movimientos varios de Stock. Como primer paso se debe elegir el tipo de comprobante a usar. Entre ellos se encuentran comprobantes de entrada (E), como ser Informe de recepción y Ajuste de cantidad positivo, y comprobantes de salida (S), como Vale de salida y Ajuste de cantidad negativo. El resto es simple, se ingresa Código, Cantidad y se graba. Al finalizar le pregunta si desea imprimir un testigo de carga.
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Reportes de Stock
Se accede desde el menú Stock, Reportes de stock.
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Artículos Desde: Código de artículo desde el cual se desea originar el reporte
Artículos Hasta: Código de artículo desde el cual se desea realizar el reporte
Para las demás opciones es exactamente igual al pedir los parámetros desde y hasta el cual se quieren realizar los reportes, de no detallar nada, se visualizará por pantalla todo el Stock.
El tipo de reporte puede ser Ficha de Stock o control de Carga, la diferencia entre ambos es que el control de carga muestra todos los comprobantes cargados en un período determinado. Y la ficha muestra como se compone el saldo de un determinado Artículo.
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Modelos de Formularios pre-Impresos
Factura A
Factura B
Remito R
Algunos informes estadísticos obtenidos con el sistema
Módulo Caja y Bancos – Consultas
Ingresos/Egresos por periodo
Módulo Ventas – Reportes – Resumen de Ventas por Vendedor
Venta Mensual
Venta Diaria
Módulo Stock
Ranking de Ventas por Rubro
Margen de Rentabilidad
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