Manual de Liquidación de Tarjetas con Inteligencia Artificial
1. Requisito previo: Asiento Modelo
Antes de comenzar con la liquidación de tarjetas utilizando inteligencia artificial, es necesario contar con un asiento modelo.
En este asiento modelo se deben incluir:
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Todas las tarjetas que se van a utilizar.
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La cuenta de gastos o comisiones.
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Las posibles alícuotas de IVA (21%, 10,5% o exento).
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La cuenta de IVA crédito fiscal.
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Las cuentas de retenciones.
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Las cuentas de bancos habituales.
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Cuentas adicionales como retención de ganancias (aunque no siempre esté presente).
Se repite la misma cuenta de gastos si puede tener distintas alícuotas de IVA, dejando preestablecidas todas las posibilidades para evitar buscarlas al momento de cargar.
Una vez configurado el asiento modelo, se guarda y queda disponible en:
Gestión Contable ? Asientos Modelo Carga ? Liquidación de Tarjetas de Crédito
2. Inicio del Proceso con Inteligencia Artificial
Al ingresar a la opción de Liquidación de Tarjetas:
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El sistema muestra las cuentas del asiento modelo.
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Se ingresa en la opción Procesar con IVA.
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Aparece un asistente que solicita adjuntar el comprobante de liquidación.
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Se selecciona el archivo correspondiente.
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Se hace clic en Procesar Ahora.
En este momento, el sistema procesa el documento con inteligencia artificial y obtiene los totales necesarios para completar el asiento modelo.
Normalmente el proceso demora entre 30 segundos y 1 minuto.
3. Resultado del Procesamiento
Una vez procesado:
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El sistema vuelca automáticamente la información en el asiento modelo.
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Informa que se va a generar un asiento.
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Muestra la información que irá al libro de IVA.
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Presenta alícuota, neto, retenciones, percepciones, etc.
Al aceptar, se visualiza el detalle del asiento:
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Se completa el total en la tarjeta correspondiente (ejemplo: Master, Visa, etc.).
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Se carga el neto del gasto.
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Se calcula el IVA correspondiente.
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Se asignan retenciones, percepciones y demás impuestos.
En la parte inferior se visualiza el comprobante origen, que queda como respaldo del asiento generado.
Además, el sistema genera archivos de texto para control interno, donde:
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Se detalla cómo se compone el asiento.
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Se informa de dónde surgió la información.
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Se registra el tiempo de procesamiento y datos técnicos.
Luego se presiona Grabar y el asiento queda generado.
4. Control de Totales
El sistema realiza controles automáticos:
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Si hay diferencias entre Neto, IVA, etc., el sistema emite una alerta.
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Si no coincide algún total, avisa.
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En caso de totales borrosos o errores de lectura, también genera advertencia.
Se muestran:
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Total presentado.
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Saldo.
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Discriminación de gastos e impuestos.
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Retención de ingresos brutos.
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Percepciones.
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Importe neto de pago.
Este control permite verificar que los totales coincidan correctamente antes de grabar.
5. Revisión Posterior del Asiento
Si se desea:
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Modificar un asiento.
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Ver de dónde surgió la información.
Se ingresa el número del asiento ya grabado.
El sistema muestra:
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El archivo origen.
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Los importes utilizados.
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Solo trae los importes distintos de cero.
Esto permite revisar completamente la liquidación generada.
6. Archivo XLS para Control
En algunos bancos, el sistema genera automáticamente un archivo XLS para control.
Este archivo permite verificar:
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Ventas con descuento.
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Gastos bancarios (arancel).
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IVA (cómo surgió el IVA).
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Retenciones.
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Percepciones.
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Importe neto.
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Saldo que va al banco.
En el archivo:
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El arancel representa el gasto bancario.
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La venta con descuento representa el saldo que va al banco.
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Se pueden sumar los totales día por día para corroborar la liquidación.
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Permite cruzar la información para verificar si el IVA fue considerado correctamente.
No todos los bancos permiten este tipo de control.
7. Lógica de Asignación Contable (Configuración Interna)
El sistema utiliza una preconfiguración interna (prompt) para que la inteligencia artificial sepa a qué cuenta contable asignar cada dato.
Ejemplos:
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El total presentado se asigna a la cuenta de tarjeta.
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El campo saldo se asigna al banco.
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La base imponible o monto grabado se asigna a gastos.
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Cada concepto (venta con descuento, importe neto de pago, etc.) tiene definida su cuenta contable correspondiente.
Cada banco puede tener una configuración específica.
Para cada banco se arma un prompt especial que indica:
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Qué concepto corresponde a cada cuenta contable.
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De dónde tomar cada dato dentro del documento.
Si el banco no está configurado o es distinto, el sistema igualmente está preparado para intentar asignar la cuenta correspondiente.
8. Finalización
Una vez verificados los totales:
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Se presiona Grabar.
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Se genera el asiento contable.
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El comprobante origen queda vinculado como respaldo.
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Se conservan los archivos auxiliares para control interno.
De esta manera se realiza la liquidación de tarjetas utilizando inteligencia artificial.