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Contenido
Consejos para el manejo de Stock. 2
Ingresos por compras de Mercadería. 4
Ingresos por Transferencias desde otros locales. 4
Remito por Transferencia (Egresa del stock). 4
Carga de movimiento de stock (IR) Informe de Recepción. 4
Ingresos por Ajustes de Stock. 5
Ingresos por transferencias entre depósito dentro del mismo local. 6
Egresos por Mermas, Roturas, Faltantes. 6
Egresos por Transferencias a otros locales. 6
Egresos por transferencias a otros depósitos. 6
Reporte de Stock comprometido. 12
Reporte de Faltantes registrados manualmente. 12
Reporte de Disponibilidad de Mercadería. 12
Manejo de productos perecederos. 13
Resumen con todos los videos del presente manual 13
Consejos para el manejo de Stock
Un deficiente manejo de stock, puede poner en riesgo las finanzas de la empresa, ya que es necesario contar con las cantidades justas, evitar el exceso de stock y la falta de stock es de vital importancia para su empresa.
Un buen sistema de inventario le ayuda a saber exactamente la cantidad de productos que tienen y proyectar los días de venta en base a estadísticas, para evitar quedarse sin stock (“Reporte Disponibilidad de Mercadería”)
También es importante manejar niveles de stock mínimos y sistematizar la reposición cuando los niveles están por debajo de este mínimo.
Utilizar principios Fisrt-In-First-Out (FIFO), significa que tus productos con mayor antigüedad (First-IN) se vende primero (First-Out); esto es particularmente importante para productos con caducidad. Con el fin de gestionar correctamente un sistema FIFO, no alcanza un buen software, es necesario mantener un deposito bien organizado, donde agregar la mercadería nueva en la parte posterior, dejando el producto mas viejo en la parte delantera.
Auditar periódicamente, no dejes el inventario para fin de año, toma periódicamente muestras de sectores o rubros al azar o programados, esto te dará un indicador de cuando exacto estas llevando el control por medio del software, comparando el stock real (conteo físico) con el stock teórico (la información provista por el software).
Priorizar con ABC, algunos productos necesitan mas control que otros, para ellos es necesario categorizarlos en:
- Productos costosos, de alto valor y baja frecuencia de ventas.
Requieren alta atención debido a que su impacto financiero es importante pero las ventas son impredecibles.
- Productos de valor medio con frecuencia de venta moderada.
Requieren una atención moderada.
- Productos de bajo costo, con altas ventas.
Requiere menos supervisión ya que tiene un impacto financiero pequeño, pero está en constante rotación.
En el presente documento, estaremos mostrando las herramientas que posee el Alfa Gestión para resolver un tema tan complejo como es el manejo del stock.
Preparación previa
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ARTICULO |
UNIDAD MEDIDA / EQUIV. |
MIN MAX |
RUBRO |
PROV. |
Marca |
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C01 – PRODUCTO A – Jabón en Polvo Ariel Normal |
UD |
150 200
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1 Almacen |
0001 |
1 Marca Propia |
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PRODUCTO B – Hormas de Queso con equivalencia
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5 UD = 1 KG |
100 200 |
1 Almacen |
0001 |
1 Marca Propia |
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C03 – PRODUCTO C EMPANADAS con insumos |
Insumos I01 = Aceitunas / 2 uds. I02 = Tapa empanada/1 ud I03 = Carne pi1cada/50 gs |
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1 Almacen |
0001 |
1 Marca Propia |
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C04 – PRODUCTO D – Leche entera Sachet / Perecedero / usa vencimiento |
LTS 1 UD = 1 LTS |
50 |
1 Almacen |
0001 |
1 Marca Propia |
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C05 – PRODUCTO E – Notebook Samsung / Con Lote |
UD |
10 |
2 Informática |
0002 |
2 Samsung |
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C06 – PRODUCTO F – Celular Samsung / con serie |
UD |
10 |
2 Informática |
0002 |
2 Samsung |
Carga de Artículos, repaso
En el siguiente video, se podrá ver los siguientes casos, en el proceso carga de artículos.
A tener en cuenta, para poder utilizar artículos con lote y/o serie, debe estar configurado previamente, desde configuración general, como se muestra en la imagen siguiente.
Casos a revisar
- Carga articulo normal.
- Equivalencias en Unidades de Medida
- Carga Artículos con Insumos
- Configuración y uso de Fechas de vencimiento
- Configuración y uso de Artículos con lote
- Configuración y uso de Artículos con serie
Carga de Artículos, repaso
– Carga articulo normal.
– Equivalencias en Unidades de Medida
– Carga Artículos con Insumos
– Configuración y uso de Fechas de vencimiento
– Configuración y uso de Artículos con lote
– Configuración y uso de Artículos con serie
Ingresos al Stock
Ingresos por compras de Mercadería
Cuando se realiza la compra de mercadería, tiene la opción de carga el remito de compra o directamente la factura de compra. El primer comprobante que cargue es el que dará el ingreso al stock. Esta operación se realiza desde la opción Compras, Carga de comprobantes.
Ingresos de Stock por Medio de facturas de compras.
Ingresos por Transferencias desde otros locales
Preparación previa
En el caso de tener varios locales y desea realizar remitos por transferencias, debe cumplir los siguientes requisitos.
- Dar de Alta las unidades de negocio, cada local es una unidad de negocio. El sistema siempre utiliza la unidad de negocio 1, como central, se recomienda dejar siempre la 1 como principal.
- Como el sistema debe realizar un remito por transferencia, es como si cada local fuese un cliente distinto, debido a que el sistema tiene que emitir un comprobante para acompañar la mercadería que es despachada. Por lo tanto, se define un cliente (virtual) que será utilizado como centro de distribución, en el video adjunto se explica con mas detalles.
Cada unidad de negocio, es una sucursal de este cliente virtual, esto es para poder realizar el remito por transferencia.
- Finalmente, hay que ir a configuración general, solapa ventas, solapa secuencia, ahì se configura la cuenta utilizada para este cliente virtual, llamado Centro de distribución.
Remito por Transferencia (Egresa del stock)
Ir a la opción Stock, carga de comprobantes, Remitos por transferencia.
Seleccionar la unidad de negocio destino.
Cargar los productos enviados.
Carga de movimiento de stock (IR) Informe de Recepción
Cuando otro local o Unidad de Negocio transfiere mercadería, el local receptor deberá cargar un Ingreso al Stock, para esto deberá realizar los siguientes pasos:
- Ir al Menú Stock, Carga de movimientos de Stock
- Seleccionar lar Opción IR-Informe de Recepción, como se muestra en la imagen siguiente.
- Completar los datos número, fecha y depósito donde ingresa la mercadería. (El sistema ya lo propone automáticamente)
- Finalmente, si el sistema esta trabajando en línea con el local que realizó el envio de mercadería, podrá completar los campos Comprobante Origen. (Aquí puede poner RM y el número de remito, siempre las transferencias entre locales se realizan con remitos.) luego pulsar el botón Cargar.
El sistema mostrará en pantalla el contenido del remito original, para que el usuario confirme las cantidades ingresadas.
En caso de no estar trabajando en línea con el local que envía la mercadería, deberá ingresar manualmente la mercadería recepcionada. (Ver imagen)
Una vez finalizada la carga, debe pulsar F2 para Grabar o hacer clic en el icono de Grabar
Ingresos por Transferencias desde otros locales.
En el caso de tener varios locales y desea realizar remito por transferencias, debe cumplir los siguientes requisitos.
- Dar de Alta las unidades de negocio.
- Cargar como un cliente cada local con su dirección.
- Finalmente, hay que ir a configuración general, solapa ventas, solapa secuencia, ahí se configura la cuenta Centro de distribución.
En este vídeo veremos, como configurar, como hacer un remito por transferencia desde un local, y como hacer la recepción del remito desde otro local o desde casa central.
Ingresos por Ajustes de Stock
Los ingresos por ajustes de stock, se realiza desde el menú Stock, carga de movimientos de stock, elija la opción AJUSTES DE STOCK.
La carga es similar a las de los movimientos de stock como ser IR, cambia únicamente el tipo de comprobante.
Este comprobante AJP o Ajuste de stock sirve para identificar movimientos que no son por Compras ni ventas, ni toma de inventario.
Ingresos por transferencias entre depósito dentro del mismo local.
Para realizar transferencias entre depósitos, dentro de un mismo local, como ser: Transferencias de productos al depósito Artículos de Limpieza o Mercadería de uso interno, en algunos casos también se pueden crear depósitos Fiambrería, etc…
Esta opción está en el menú Stock, transferencias entre depósitos, el procedimiento es simple, solo deberá ingresar el deposito origen y luego el deposito destino, finalmente ingresar la mercadería a transferir y grabar.
Ingresos por Devoluciones
Las devoluciones deben ser ingresadas por medio de Notas de Crédito.
Ingresos por Ajustes de Stock
Ingresos por Transferencias entre depositos
Ingresos por devoluciones.
Egresos de Stock
Egresos por Ventas
En las cajas o puntos de venta, cada ticket, remito o factura cargada produce inmediatamente la descarga de stock.
Egresos por Mermas, Roturas, Faltantes
En caso de roturas, mermas, mercadería vencida, etc… puede realizar un ajuste de stock, dando egreso a esta mercadería, desde la opción: Stock, carga de movimientos de stock, Opcion Ajuste Negativo.
Si desea un control mas detallado, es recomendable dar de alta un código de motivo de stock, y a cada ajuste identificarlo con un motivo, en todos los movimientos de stock el sistema solicita un código de motivo, para luego sacar listados por motivos de stock.
Estos códigos de motivos se dan de alta desde el menú Archivos, Tablas, Tablas de referencia; aquí seleccionar la opción Motivos de Stock.
Egresos por Transferencias a otros locales
En caso de realizar el envío de mercadería a otros locales o unidad de negocio, deberá hacer un remito de transferencia, esto se realiza desde la opción Stock, Remitos por transferencias. Aquí selecciona el local al que desea transferir.
La carga de datos es similar a cualquier movimiento de stock, ingresando código y cantidad. Finalmente al grabar, tiene la opción de imprimir el remito.
Egresos por transferencias a otros depósitos
Para realizar transferencias entre depósitos, dentro de un mismo local, como ser: Transferencias de productos al depósito Artículos de Limpieza o Mercadería de uso interno, en algunos casos también se pueden crear depósitos Fiambrería, etc…
Esta opción está en el menú Stock, transferencias entre depósitos, el procedimiento es simple, solo deberá ingresar el depósito origen y luego el depósito destino, finalmente ingresar la mercadería a transferir y grabar.
El funcionamiento del sistema para los egresos, es exactamente igual al de los ingresos, cambiando nada más, en algunos casos, el tipo de comprobante utilizado.
Pendientes de Entrega
En el caso de acopio de mercadería, donde el cliente realiza una compra sin retirar los productos, pudiendo realizar retiros parciales, la opción que el sistema tiene previsto, se llama Pendientes de Entrega.
Este proceso es muy utilizada por empresas como corralones de materiales.
Se accede desde el menú Stock, Pendientes de Entrega.
Preparación Previa.
Es necesario habilitar, desde utilidades, configuración del sistema, Ventas, Otros, la opción “Habilitar Modalidad Reparto (Incluir en reparto)” y Ventas – Descarga Stock por Reparto . Al marcar esta opción el sistema permite que determinados comprobantes queden pendientes de entrega, este pendiente no descarga de stock la mercadería (remito o factura) hasta el momento de realizar la entrega efectiva, que puede ser por medio de un reparto donde se envía la mercadería al cliente, o, en el caso que vamos a ver ahora, utilizando la opción “Pendiente de entrega” se realiza entregas parciales o total de la mercadería al cliente.
Realizar una Factura de Venta, con la opción Incluir en reparto.
Ingresar a la opción Pendientes de Entrega, seleccionar el cliente, seleccionar el comprobante pendiente e ingresar las cantidades, parciales o total, que retira el cliente.
En el caso de acopio de mercadería, donde el cliente realiza una compra sin retirar los productos, pudiendo realizar retiros parciales, la opción que el sistema tiene previsto, se llama Pendientes de Entrega.
Entrega de Mercadería
A diferencia de la opción pendiente de entrega, esta es más simple, ya que solamente el operador deberá ingresar el tipo y nro. de comprobante de la mercadería que está entregando, en este caso la entrega siempre es total.
Esta opción funciona también si tiene un lector de códigos de barra y el comprobante se imprime con un código de barra.
En empresas grandes, donde la venta se realiza en un salón y posee un sector exclusivo donde el cliente retira la mercadería, es una herramienta muy utilizada para estos casos.
Proceso toma de Inventario.
Es muy recomendable realizar periódicamente un inventario, en forma aleatoria de los productos, de manera que se compruebe la eficacia del sistema de control.
Cuando se realiza una toma de inventario, el sistema puede realizar ajustes positivos o negativos al sistema, según el conteo de stock realizado.
A continuación detallamos el proceso Toma de Inventario.
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La toma de Inventarios tiene como principal objetivo brindarle un informe del inventario de los productos que se encuentran en stock por parte del sistema y poder compararlo con un conteo físico. Con el fin de realizar ajustes en el stock de dichos productos. |
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La toma de inventarios se realiza tomando como referencia un número de planilla y un depósito en particular. Este nro. de planilla, es especialmente útil cuando se tiene varios equipos para realizar el inventario, a cada equipo se le entrega una planilla con la cual realizara el conteo. En caso de usar colectores de datos, se abre una planilla por cada colector.
Luego de ser ingresados estos, el sistema te ofrece la posibilidad de filtrar la carga de artículos para dicha planilla, los filtros que ofrece son los de rubro, tipo de artículo, familia y stock actual. Luego de aplicar los filtros correspondientes (o no aplicar ninguno en caso de así requerirlo), el siguiente paso es cargar los artículos a la planilla haciendo click sobre el botón CARGAR >>>. Una vez cargados los artículos, debemos completar la columna Conteo 1 para lo cual el sistema ofrece varias alternativas:
1) A través de un reporte ciego: esta opción genera un reporte de la planilla ingresada con el fin de ser completado manualmente. Y luego cargar los datos obtenidos del conteo a la columna Conteo 1. Para ejecutar esta opción debemos hacer click sobre el ícono de Reporte Ciego ubicado en la parte superior de la pantalla.
2) A través de la Exportación / Importación: esta opción genera un archivo de texto con los datos de la planilla, esto brinda la posibilidad de ser completado en cualquier terminal sin que esto implique que esté instalado el sistema, para luego realizar la importación del archivo al sistema pero ya con los datos completados. Para usar esta opción primero debe configurar el formato del archivo de texto de salida y de entrada (los archivos que se exportan con una configuració n deben ser importados con la misma configuración) desde la solapa configuración. |
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En la pantalla de configuración debemos seleccionar los campos a mostrar en el archivo, el tipo de archivo (si es de ancho fijo debemos especificar el ancho de los campo, si es delimitado por, debemos seleccionar el caracter delimitador). Luego tenemos que guardar la configuración haciendo click sobre el botón <<< GUARDAR CONFIGURACIÓN >>>. Luego de guardar la configuración estamos en condiciones de realizar la Exportación de la planilla, esta acción la realizamos haciendo click sobre el botón Exportar que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Y seleccionamos la ubicación en donde se creará el archivo. Para la recepción del archivo con la información ya completada debemos tener la planilla correspondiente activa en la pantalla y luego hacer click sobre el botón Importar que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Y seleccionamos el archivo que queremos Importar al sistema. |
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Cierre de Planilla y Ajuste de Stock |
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Cuando cargamos artículos de un depósito determinado a una planilla de inventarios estos no pueden volver a ser cargados en otra planilla para lo cual es necesario realizar un cierre de cada planilla creada al finalizar el conteo de artículos y la carga de la o las columnas Conteo 1 y Conteo 2. Esta acción la podemos realizar haciendo click sobre el botón Cerrar Planilla ubicada en la parte superior de la pantalla. Al cerrar cada Planilla el sistema realiza un ajuste de Stock teniendo en cuenta los datos cargados. |
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Reporte de Planilla de Inventario |
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El sistema brinda la posibilidad de imprimir un reporte de cada planilla de inventarios realizada. Esta acción la logramos haciendo click sobre el botón Reporte que se encuentra en la parte superior de la pantalla. |
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Eliminación de Planillas o de Artículos incluidos en las Planillas |
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En el caso de querer eliminar una planilla lo que debemos hacer es tener la planilla que queremos eliminar activa en la pantalla y luego hacer un click sobre el botón Bajas que se encuentra en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla o bien presionar la tecla de función F10. Y en el caso de querer quitar algún artículo de la planilla de inventario lo que debemos hacer es seleccionar el artículo de la grilla y presionar la tecla “Del” o “Supr” del teclado. |
Casos a revisar.
- Como poner el stock negativo a cero.
- Carga de inventario por rubro, conteo manual.
- Como tomar inventario utilizando colector de Datos.
Toma de Inventario
Por planilla, rubros, carga manual y colector de datos.
Reporte ciego.
Reporte Valorizado.
Cierre de Planilla.
Como ajustar el Stock negativo a cero.
Controles de Stock
El sistema posee algunos procesos para el control de stock, a continuación pasamos a detallar los mas relevantes.
Consulta Ficha de Stock
Menú Stock, consulta de stock
Desde aquí puede realizar el seguimiento detallado de un artículo en particular, aquí se muestran las entradas y salidas, pudiendo ver como se compone el saldo.
Otra de las utilidades, ver si un producto esta en alguna nota de pedido, presupuesto, orden de trabajo u orden de producción.
Seleccionando la opción Saldos, se mostrará el saldo de stock de todos los artículos.
También se puede exportar fácilmente a una planilla Excel este detalle.
Reportes de stock
Desde esta opción tiene un control pleno de todos los movimientos de stock.
Se accede desde el menú Stock, Reportes de stock.
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Artículos Desde: Código de artículo desde el cual se desea originar el reporte Artículos Hasta: Código de artículo desde el cual se desea realizar el reporte
Para las demás opciones es exactamente igual al pedir los parámetros desde y hasta el cual se quieren realizar los reportes, de no detallar nada, se visualizará por pantalla todo el Stock.
El tipo de reporte puede ser Ficha de Stock o control de Carga, la diferencia entre ambos es que el control de carga muestra todos los comprobantes cargados en un período determinado. Y la ficha muestra como se compone el saldo de un determinado Artículo. |
Consulta Ficha de Stock
Reporte de Stock
-Ficha
-Saldos
-Control de Cargas
Reporte de Stock comprometido
Permite conocer los productos que tengo pedido, tanto en Notas de pedidos, remitos pendientes de entrega y también ordenes de trabajo si utiliza esta opción.
La información la podemos ver agrupado por producto.
Reporte de Faltantes registrados manualmente
Este reporte muestra los productos marcados como faltantes desde la consulta. Es muy utilizado por los vendedores o venta en mostrador, cuando un cliente solicita una mercadería que no hay en stock, el vendedor pulsando la tecla F12 lo selecciona como faltante para luego ser analizado desde este reporte.
Reporte de Disponibilidad de Mercadería
Este reporte muestra el stock según los filtros seleccionados y una estadística de venta, indicando para cuantos días hay stock.
Por ejemplo, si tengo 10 Uds. del producto A, y tengo un promedio de venta de 2 unidades diarias, me queda un stock para 5 días.
Reportes de…
Stock comprometido. Pedidos, Ordenes de Trabajo, Remitos pendientes, etc.
Faltantes registrados manualmente.
Disponibilidad de mercadería.
Manejo de productos perecederos
- Alta del Articulo marcando “Producto Perecedero” e ingresando opcionalmente la cantidad de días para su vencimiento
- Al dar un ingreso desde cualquiera de los proceso, el sistema calculara la fecha de vencimiento según la cantidad de días configurado anteriormente.
(En carga de compras, ver en el menú opciones, si esta o no tildado la opción “Pedir fecha de vencimiento”) En el caso que desee ingresar manualmente el vencimiento tildar esta opción.
- Al dar un egreso, el sistema siempre descargará la fecha mas antigua.
Manejo de productos perecederos
En el siguiente vídeo, se mostrará el proceso completo ingresos y egreso de productos con fecha de vencimiento, desde el alta del producto.
Resumen con todos los videos del presente manual
A continuación se puede acceder a una lista de reproducción de todos los videos del presente manual.
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