ALFA GESTIÓN
Manual de Usuario – Carga y Publicación de Catálogos de Ofertas
1. Objetivo
Esta función permite crear catálogos de ofertas desde Alfa Gestión, seleccionar los artículos que formarán parte del catálogo, asignar imágenes, publicarlo en Internet y generar un código QR para compartirlo con clientes.
También permite reutilizar catálogos anteriores y definir un catálogo como predeterminado, de manera que un mismo código QR pueda mostrar automáticamente el catálogo vigente.
2. Ingresar a Carga de Catálogos
Desde el menú principal de Alfa Gestión ingresar a:
Archivos ? Precios ? Carga de Catálogo de Oferta
Se abrirá la pantalla de administración de catálogos.
3. Crear un catálogo nuevo
Si se desea crear un catálogo nuevo:
- Ingresar a Carga de Catálogo de Oferta.
- Validar el número de catálogo presionando Enter.
- Completar la vigencia del catálogo:
- Desde: fecha a partir de la cual estará vigente.
- Hasta: fecha de finalización de la vigencia.
- Presionar Enter para continuar.
- Ingresar, si se desea, una observación o nombre identificatorio del catálogo.
- Seleccionar la lista de precios correspondiente.
- Validar con Enter.
- Seleccionar Cargar.
Es posible preparar un catálogo con anticipación indicando una fecha de inicio posterior.
4. Consultar un catálogo existente
Para abrir un catálogo creado anteriormente:
- Posicionarse en el campo correspondiente al catálogo.
- Presionar F5.
- Seleccionar el catálogo deseado.
- Presionar Enter.
De esta manera se podrá consultar, modificar o volver a publicar un catálogo existente.
5. Agregar artículos al catálogo
Una vez creado el encabezado del catálogo se deben incorporar los artículos.
Existen distintas formas de hacerlo.
Agregar artículos mediante filtros
Seleccionar:
Insertar ? F6 / Usar filtros
Los artículos pueden filtrarse utilizando distintos criterios:
- Familia
- Marca
- Proveedor
- Rubro
Por ejemplo:
- Seleccionar Marca.
- Elegir la marca deseada.
- Presionar Aceptar.
- Confirmar nuevamente.
Al aceptar, Alfa Gestión incorporará al catálogo los artículos que correspondan al filtro seleccionado.
Es posible combinar distintos filtros antes de realizar la carga.
6. Utilizar artículos de otro catálogo
También es posible tomar como base artículos de un catálogo generado anteriormente.
Esta opción resulta útil cuando se desea:
- Repetir una promoción.
- Renovar la vigencia de un catálogo.
- Crear un catálogo similar a uno anterior.
- Evitar seleccionar nuevamente todos los artículos.
Desde Insertar seleccionar la opción correspondiente a otros catálogos.
7. Asignar imágenes a los productos
Una vez incorporados los artículos, Alfa Gestión mostrará cuáles tienen imágenes asociadas y cuáles todavía no.
Para buscar automáticamente las imágenes faltantes:
- Seleccionar Obtener imágenes.
- Esperar mientras el sistema realiza la búsqueda.
- Revisar las imágenes encontradas.
Los artículos identificados en verde indican que ya cuentan con una imagen.
8. Cambiar una imagen incorrecta
Si la imagen encontrada automáticamente:
- No corresponde al artículo.
- Tiene baja calidad.
- No resulta adecuada para el catálogo.
puede reemplazarse manualmente.
Una de las posibilidades es buscarla en Internet:
- Buscar el producto en Google Imágenes.
- Seleccionar una imagen adecuada.
- Hacer clic derecho sobre ella.
- Seleccionar Copiar imagen.
- Volver a Alfa Gestión.
- Utilizar la opción Pegar sobre el artículo correspondiente.
La nueva imagen quedará asignada al producto.
También puede seleccionarse una imagen almacenada en la computadora.
Antes de publicar el catálogo es recomendable revisar visualmente todas las imágenes.
9. Asignar y subir las fotografías
Cuando las imágenes de todos los artículos fueron verificadas:
- Seleccionar Asignar fotos.
- Confirmar la operación.
- Alfa Gestión comenzará el proceso de publicación.
Durante este procedimiento pueden mostrarse etapas como:
Subiendo al FTP
y posteriormente:
Subiendo a la Web
El tiempo necesario dependerá de la cantidad de artículos e imágenes del catálogo.
Esperar hasta que el sistema informe que el proceso finalizó.
10. Publicar el catálogo
Una vez cargados los artículos e imágenes:
- Seleccionar Publicar.
- Esperar mientras Alfa Gestión genera el catálogo.
- Al finalizar se mostrará la pantalla correspondiente al catálogo publicado.
Desde esta pantalla se dispone de distintas herramientas para administrar la publicación.
11. Publicar nuevamente las imágenes
La opción Publicar imágenes permite volver a subir las fotografías de los productos.
Es especialmente útil cuando:
- Se modificó alguna imagen.
- Se agregaron imágenes nuevas.
- Algunas fotografías no aparecen correctamente en Internet.
- Se realizaron varias modificaciones antes de publicarlas.
Después de publicar las imágenes puede ser necesario recargar la página del navegador para visualizar los cambios.
12. Ver el catálogo publicado
Para comprobar cómo verá el catálogo el cliente:
- Seleccionar Ver catálogo.
- Alfa Gestión abrirá el navegador de Internet.
- Revisar:
- Productos.
- Descripciones.
- Imágenes.
- Presentación general del catálogo.
Si alguna imagen no aparece correctamente, volver a Alfa Gestión, corregirla y utilizar nuevamente Publicar imágenes.
13. Generar un código QR
Alfa Gestión permite generar un QR de acceso al catálogo.
Este código puede utilizarse, por ejemplo, en:
- Mostradores.
- Vidrieras.
- Folletos.
- Publicidades.
- Redes sociales.
- Material impreso.
Seleccionar la opción Generar QR.
El sistema mostrará el código QR correspondiente, preparado para imprimir o utilizar comercialmente.
14. Catálogo predeterminado
Una de las funciones más prácticas es:
Usar catálogo predeterminado en el QR
Al activar esta opción se puede utilizar un mismo código QR permanentemente.
Luego, cada vez que cambien las ofertas, simplemente se selecciona un nuevo catálogo como predeterminado.
Por ejemplo:
- Catálogo 5 ? actualmente predeterminado.
- Se crea Catálogo 6 con las nuevas ofertas.
- Se establece Catálogo 6 como predeterminado.
- El mismo QR comenzará a mostrar automáticamente el Catálogo 6.
Esto evita tener que imprimir un QR diferente cada vez que se genera una nueva promoción.
15. Cambiar el catálogo predeterminado
Para establecer otro catálogo como predeterminado:
- Grabar el catálogo.
- Volver a consultarlo.
- Abrir el catálogo que se desea utilizar.
- Activar Predeterminado.
- Alfa Gestión informará cuál era el catálogo anterior.
- Confirmar el cambio.
Desde ese momento, el QR general mostrará el nuevo catálogo seleccionado.
16. Crear un QR exclusivo para un catálogo
Si no se desea utilizar el sistema de catálogo predeterminado, también es posible generar un QR exclusivo.
Para hacerlo:
- Abrir el catálogo.
- Desactivar Usar catálogo predeterminado en el QR.
- Generar el QR.
En este caso, ese código QR quedará asociado específicamente a ese catálogo.
17. Modificar una imagen después de publicar
Si después de publicar se detecta que la fotografía de un artículo es incorrecta:
- Abrir nuevamente el catálogo.
- Localizar el producto.
- Buscar la imagen correcta.
- Copiarla.
- Pegarla sobre el artículo.
- Seleccionar Publicar para esa imagen.
- Esperar que finalice la carga.
- Abrir nuevamente el catálogo web.
- Actualizar o recargar la página.
La nueva fotografía quedará disponible en el catálogo publicado.
18. Finalizar y guardar
Una vez terminado el trabajo:
- Verificar el catálogo publicado.
- Comprobar las imágenes.
- Verificar el QR si corresponde.
- Confirmar cuál es el catálogo predeterminado.
- Seleccionar Grabar.
- Confirmar la operación.
El catálogo quedará almacenado en Alfa Gestión y disponible para futuras consultas o modificaciones.
19. Teclas y funciones principales
| Tecla / Botón | Función |
|---|---|
| Enter | Validar campos y avanzar |
| F5 | Consultar registros o artículos |
| F6 | Insertar artículos utilizando filtros |
| Cargar | Iniciar la carga de artículos |
| Obtener imágenes | Buscar imágenes faltantes |
| Asignar fotos | Asociar y subir las imágenes |
| Publicar | Publicar el catálogo |
| Publicar imágenes | Actualizar las imágenes en la Web |
| Ver catálogo | Abrir el catálogo en Internet |
| Generar QR | Crear el código QR |
| Predeterminado | Definir el catálogo que utilizará el QR general |
| Grabar | Guardar los cambios |
20. Recomendaciones
Antes de finalizar un catálogo se recomienda comprobar:
- Que la fecha de vigencia sea correcta.
- Que se haya seleccionado la lista de precios correspondiente.
- Que los artículos incluidos sean los correctos.
- Que cada producto tenga su imagen.
- Que las fotografías coincidan con el producto.
- Que las imágenes se hayan publicado correctamente.
- Que el catálogo abra correctamente desde el navegador.
- Que el QR dirija al catálogo esperado.
- Que el catálogo predeterminado sea el correcto.
Resumen rápido del procedimiento
Crear catálogo ? Definir vigencia ? Seleccionar lista ? Cargar artículos ? Revisar imágenes ? Asignar fotos ? Publicar ? Verificar catálogo ? Generar QR ? Grabar
ALFA NET – Soluciones Informáticas
Alfa Gestión
El procedimiento de carga por filtros —familia, marca, proveedor o rubro— y la obtención de imágenes se muestra en el video entre aproximadamente 01:47 y 04:51. La publicación, visualización web y actualización de imágenes se desarrolla a continuación. La parte final explica especialmente el QR y el catálogo predeterminado, una función que conviene destacar en el manual porque permite conservar un único QR aunque cambien las ofertas.